Protection de vos données

La notion de « données à caractère personnel» désigne « toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable. Est réputée être une personne physique identifiable, une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale. »

La notion de «traitement» concerne « toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction. »

La notion de «responsable du traitement» vise  « la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement… »

La notion de «violation de données à caractère personnel» vise «une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles données ».

Vitis Life S.A. en ce compris ses succursales utilise vos données personnelles en sa qualité de Responsable du Traitement des donnés. À ce titre, nous avons nommé un délégué à la protection des données dont les coordonnées sont reprises à l’article 7.

Nous collectons et traitons les données suivantes lorsqu’elles sont nécessaires à la réalisation de notre activité afin de nous permettre de mener à bien notamment la conclusion et la gestion de vos contrats :
Les données que vous nous confiez directement ou par le biais de votre intermédiaire d’assurance, de votre représentant légal ou de votre mandataire, peuvent concerner :

• les données d’identification (ex: nom, carte d’identité et passeport, permis de séjour ou visa, nationalité, date et lieu de naissance, sexe, photo d’identité,…);
• les données relatives à vos coordonnées (ex : adresse postale et adresse mail, numéro de téléphone, numéro de fax);
• les données relatives à la situation économique, patrimoniale, financière et fiscale comme vos revenus, votre patrimoine mobilier et immobilier, votre numéro de compte, votre numéro d’identification fiscale, … ;
• les données relatives à la situation familiale notamment la situation matrimoniale, le cas échéant le régime matrimonial, la composition du foyer, … ;
• les données relatives à la situation professionnelle telles que la profession, le domaine d’activité, … ;
• les données nécessaires à la lutte contre la fraude à l’assurance, le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme ;
• les données particulières ou sensibles telles que les données d’infraction, les données de santé, etc.

Les données que nous collectons ou générons peuvent concerner notamment :

• les données nécessaires à l’appréciation du risque ;
• les données relatives aux contrats souscrits auprès de Vitis Life comme le numéro d’identification du client, de l’assuré, du contrat, … ;
• les données de connexion et de traçabilité : par exemple le suivi des pages consultées (cookies);

les données issues de vos interactions avec nous (ex : mail, conversation téléphonique, correspondance, demande d’information et de document).

Vos données sont traitées de manière licite, loyale, transparente et appropriée aux finalités mentionnées ci-après.

Le traitement est dit licite dans la mesure où le traitement est :

• nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande ;
• nécessaire au respect d’une obligation légale auquel Vitis Life est soumis ;
• nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Vitis Life;
• consenti par vos soins dans le cas où aucune des trois nécessités précédentes ne trouvent à s’appliquer.

Ces données personnelles sont nécessaires pour la conclusion et l’exécution du contrat. Sans ces données personnelles, Vitis Life ne pourra pas être en mesure de conclure, de gérer ou d’exécuter votre contrat. Dans ce cas, Vitis Life se réserve le droit de ne pas donner suite à vos demandes tant que notre compagnie ne dispose pas des informations utiles pour la traiter.

1. Pour exécuter votre contrat

Nous utilisons et traitons vos données à caractère personnel pour l’exécution de votre contrat tels que :

• la souscription d’un contrat, l’analyse et l’acceptation de la souscription;
• la gestion et l’exécution de votre contrat de la phase précontractuelle à la résiliation;
• la gestion de vos réclamations, de résolution extrajudiciaire, des contentieux ou de l’exercice de recours ;
• la communication d’informations à votre distributeur d’assurance ;
• la communication d’informations relative à l’ouverture de compte bancaire auprès de la banque dépositaire et/ou du gestionnaire financier mandaté pour la gestion de votre fonds interne ;
• la communication d’informations relatives aux contrats comme indiqué à l’article 5 ;
• le traitement de la fiscalité applicable à votre contrat ;
• l’examen, l’appréciation, le contrôle et la surveillance des risques
• newsletter à des fins non commerciales : Ce service permet de vous tenir informé de l´actualité de Vitis Life. Les adresses de messagerie recueillies dans ce cadre ne seront utilisées qu´aux seules fins de vous adresser notre newsletter. Vous pouvez à tout moment vous désinscrire à l´aide du lien de désinscription présent dans chaque mail d’envoi de la newsletter.

2. Pour répondre aux obligations légales et réglementaires

Vos données sont également traitées pour satisfaire aux obligations légales et règlementaires, auxquelles nous sommes soumis telles que :

• la connaissance et les besoins de nos clients ;
• la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme ;
• la prévention de la fraude ;
• la détection et la protection de la clientèle vulnérable ;
• les déclarations obligatoires auprès des autorités et administrations publiques, comme les déclarations fiscales;
• la réponse à des demandes officielles émanant d’une autorité publique ou judiciaire dûment habilitée ;
• la détection et l’identification des contrats en déshérence ;
• une analyse actuarielle, statistique et tout rapport d’activité découlant du droit prudentiel ou d’une autorité.

3. Pour poursuivre un intérêt légitime

Vos données personnelles sont utilisées et traitées en particulier pour répondre aux intérêts légitimes suivants :

• lutter contre la fraude à l’assurance ;
• la gestion de vos réclamations, de résolution extrajudiciaire, des contentieux ou de l’exercice de recours ;
• la gestion et la sécurité de notre système d’informations pour permettre la continuité et l’exécution de notre activité ;
• éviter les contrats en déshérence afin d’être en mesure de verser les prestations d’assurances aux bénéficiaires désignés ou aux héritiers du preneur.

4. Pour respecter votre consentement dans certains cas spécifiques

Certains traitements lorsqu’ils ne correspondent pas à l’exécution et à la gestion du contrat, à une obligation légale ou réglementaire, ou a un intérêt légitime nécessite l’obtention de votre consentement.

À cet effet, vous serez sollicités pour consentir, de manière spécifique, à la collecte et au traitement de vos données pour des finalités précises telles que :

• l’accord du preneur pour transmettre ses données personnelles à l’assuré s’il est différent du preneur ou tout mandataire ayant reçu un mandat de la part du preneur pour recevoir toutes informations sur le contrat à l’exclusion des données médicales ou tout cessionnaire en cas de vie et/ou en cas de décès désignés par le preneur dans le contrat ;
• le transfert de vos données vers des partenaires tiers et au sous-traitant de Vitis Life lorsque ce transfert n’est pas autorisé par la réglementation ;
• la prospection commerciale ;
• les Cookies et autres traceurs : L’accès aux sites Internet de Vitis Life peut nous amener à installer des « cookies » dans votre disque dur permettant d´enregistrer des informations sur votre navigation (pages consultées, date/heure de consultation, ) dans le but d’optimiser votre expérience utilisateur. Vous pouvez vous opposer à l´utilisation de ces « cookies» ou modifier vos choix en consultant notre notice cookies.

Afin d’accomplir les finalités ci-dessus, nous communiquons vos données personnelles lorsque cette communication est justifiée aux destinataires suivants:

• nos collaborateurs employés par Vitis Life et ses succursales habilités dans le cadre des missions que nous leurs avons confiées ;
• les distributeurs d’assurance que vous avez mandaté pour vous conseiller avant la souscription de votre contrat et en cours de vie du contrat ;
• les réassureurs et les sous-traitants avec lesquels Vitis Life est en relation dans le cadre de son activité ;
• les banques dépositaires et/ou les gestionnaires financiers en charge du dépôt et/ou de la gestion du fonds interne sous-jacent à votre contrat ;
• l’institution bancaire auprès de laquelle vous avez décidé de nantir votre contrat ;
• les parties au contrat à savoir vous en votre qualité de preneur du contrat ou l’assuré s’il est différent du preneur ou tout mandataire ayant reçu un mandat de votre part pour recevoir toutes informations sur le contrat à l’exclusion des données médicales ou tout cessionnaire en cas de vie et/ou en cas de décès désignés par vos soins dans votre contrat ;
• les employés habilités au sein du Groupe Monceau dont fait partie Vitis Life en vue de respecter la réglementation en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme applicable au Groupe ;
• les auditeurs ou les représentants fiscaux de Vitis Life ;
• les autorités compétentes de surveillance ou judiciaires, les médiateurs, les administrations fiscales compétentes, les personnes justifiant d’un intérêt tels que les avocats, notaires, huissiers, curateurs, tuteurs, et toute entité et personne désignées par la réglementation telles que les administrations, tiers autorisés, autorités de contrôle…

Le traitement tout comme l’hébergement des données est situé à Luxembourg et en Belgique.

Lorsque les données sont transmises par des partenaires tiers, celles-ci sont susceptibles d’être traité et hébergé en dehors du Luxembourg et de la Belgique conformément aux finalités décrites précédemment.

Si nous devions transférer vos données en dehors de l’Espace économique européen, nous le réaliserons conformément aux finalités autorisées.

Conformément à la règlementation applicable, vous disposez des droits suivants :

Droits d’accès : vous pouvez à tout moment demander l’accès à vos données personnelles et obtenir la communication d’une copie de l’ensemble de vos données personnelles détenues par Vitis Life.

Vitis Life se réserve le droit d’exiger le paiement de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs pour toute copie supplémentaire demandée.

Droit de rectification : Vous disposez du droit de demander la rectification des informations inexactes vous concernant si celles détenues par Vitis Life sont obsolètes ou erronées.

Droit à l’effacement : Si la conservation de vos données semble ne plus être justifiée, vous avez le droit d’obtenir de Vitis Life l’effacement de vos données personnelles dans le respect des conditions définies par la règlementation.

Droit à une limitation de traitement : lorsque les données vous concernant sont inexactes ou plus pertinentes dans l’exercice de notre activité, vous pouvez demander la limitation de leurs utilisations dans le respect des conditions définies par la règlementation.

Droit à la portabilité de vos données : vous pouvez nous demander de transmettre les données personnelles que nous avons collectées pour l’exécution de votre contrat ou auxquelles vous avez consenties dans le respect des conditions définies par la règlementation.

Droit d’opposition : vous disposez du droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des raisons particulières sous réserve que Vitis Life ne dispose pas d’une raison légitime l’autorisant à continuer à traiter vos données personnelles.

Droit de retirer votre consentement : Lorsque vous avez donné votre consentement pour le traitement de vos données personnelles, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment sous réserve que le traitement est fondé uniquement sur la base du seul consentement et que Vitis Life ne dispose pas d’une raison légitime nous autorisant à continuer à traiter vos données personnelles.

Droit de définir le sort de vos données personnelles après votre décès : Vous pouvez nous transmettre vos directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données après votre décès.
Ces directives peuvent être également enregistrées auprès « d’un tiers de confiance numérique certifié ». Ces directives peuvent désigner une personne chargée de leur exécution, à défaut, vos héritiers seront désignés.

Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle : Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente, à savoir celle du pays de l’Espace Economique Européen dans lequel se trouve votre résidence habituelle ou le lieu où la violation présumée de la réglementation aurait été commise (Au Luxembourg, Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD)).

Vous pouvez exercer vos droits en adressant une demande écrite à notre délégué à la protection des données soit par email ou par voie postale en indiquant vos nom, prénom, coordonnées de contact accompagnés de votre pièce d’identité en cours de validité.

Vitis Life

Par courrier:

Vitis Life S.A.
Service Réclamations
B.P. 803 – L-2018 Luxembourg

Par courrier électronique à l’adresse e-mail:

clientservices@vitislife.com

Vitis Life Belgian Branch

Par courrier:

Vitis Life S.A. Belgian Branch
Service Réclamations
Jan Emiel Mommaertslaan, 20 B à B-1831 Diegem

Par courrier électronique à l’adresse e-mail:

belgianbranch@vitislife.com

Toute plainte concernant le traitement de vos données personnelles peut être envoyée à l’adresse postale et e-mail mentionnées ci-dessus ou encore à l’autorité de protection des données personnelles, à savoir la CNPD , 1, Avenue du Rock’n’Roll, à 4361 Esch-sur- Alzette, Grand-Duché de Luxembourg (www.cnpd.lu).

Les données personnelles ne peuvent être conservées que pour une durée limitée.

Cette durée est déterminée en fonction de la finalité du traitement ou déterminées en fonction d’obligations règlementaires.

Les données nécessaires à la gestion de votre contrat et des services associés sont conservées pendant toute la durée de votre contrat et jusqu’à expiration des délais de prescriptions légales.

Les durées de conservation peuvent être allongées par la loi ou en cas de contestation, de contentieux ou pour permettre la recherche d’un bénéficiaire d’un capital décès, par exemple.

Notre priorité est de préserver et protéger vos données à caractère personnel de toute violation.

Une violation de données à caractère personnel est une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles données.

Les technologies, les mesures organisationnelles et les politiques de sécurité mises en place par Vitis Life ont pour objectif d’éviter toute violation de vos données.

Pour renforcer cette sécurité et la confidentialité de vos données, Vitis Life dispose de dispositifs d’accès restreint aux données uniquement visibles par un personnel habilité à les traiter dans le cadre de l’exécution et la gestion de vos contrats ou par le Distributeur qui vous conseille.

Toutes ces mesures de précautions ne permettent pas à Vitis Life de garantir l’absence de violation des données.

Dans le cas où vos données personnelles détenues par Vitis Life devaient être compromises, une notification de celle-ci sera effectuée à l’autorité de contrôle et le cas échéant aux personnes concernées dans le respect de la réglementation applicable.

La présente notice d’information peut être mise à jour à tout moment, notamment en cas d’évolution du contexte légal et réglementaire.

Elle est accessible sur notre site internet www.vitislife.com ou sur demande adressée au clientservices@vitislife.com.