Mentions légales et informations réglementaires

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Dans la mesure où les cookies collectent certaines données à caractère personnel, Vitis Life agit en qualité de responsable du traitement de vos données à caractère personnel.

Pour des informations générales sur la manière dont Vitis Life utilise ces données à caractère personnel, nous vous invitons à lire la présente Notice relative à la Protection de vos données à caractère personnel.

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Outre les cookies, notre site internet peut faire usage d’autres technologies présentant des fonctions similaires. Dans la présente politique, le terme « cookie » couvre toute technologie permettant le stockage et la lecture des informations sur votre appareil.

Notre site internet utilise des cookies exclusivement dans le but de son fonctionnement et dans le but de l’optimisation de votre expérience utilisateur.

• Nous utilisons des cookies qui sont strictement nécessaires à la fourniture du service que vous avez explicitement demandé.
• Nous utilisons des cookies qui permettent l’analyse globale et anonymisée de votre comportement de navigation sur notre site internet.
• Mais nous n’utiliserons aucun autre type de cookie sans votre consentement explicite et spécifique. Il vous est possible de révoquer aisément ce consentement à tout moment.

Si vous souhaitez de plus amples informations sur les différents types de cookies qui peuvent être utilisés sur notre site internet, nous vous invitons à consulter le point 3. Si vous souhaitez de plus amples informations sur la manière dont vous pouvez accepter ou refuser les cookies, nous vous invitons à consulter les points 8 et 9.

Vitis Life utilise différents types de cookies, dont vous trouverez ci-dessous la finalité accompagnée d’une brève description et d’une durée de validité/conservation :

3.1. Cookies indispensables à la navigation

Grâce à ce type de cookies, l’utilisateur peut naviguer sur notre site et en utiliser les différentes fonctionnalités.
Sans ces cookies, le site ne fonctionnerait pas correctement et l’utilisateur ne serait pas en mesure d’utiliser les fonctionnalités.

Ce type de cookies est également nécessaire pour assurer l’identification et l’accès au compte d’un utilisateur.
La durée de validité de ces cookies est de 13 mois.

La loi stipule que nous ne pouvons stocker des cookies sur votre appareil que s’ils sont strictement nécessaires au fonctionnement de ce site. Pour tous les autres types de cookies, nous avons besoin de votre permission.

3.2. Cookies Fonctionnels

Nous utilisons des cookies techniques et fonctionnels qui retiennent les choix et les sélections que vous avez effectués lors d’une précédente visite sur notre site. Ils vous évitent de devoir régler vos préférences à chaque fois. Pour notre site internet, vous avez toujours la possibilité de vous opposer aisément à l’utilisation de ce type de cookies en les désactivant dans les paramètres de votre navigateur. Toutefois, dans ce cas, nous ne pourrons pas vous garantir la meilleure expérience utilisateur et le site ou certaines parties du site pourraient ne pas fonctionner (correctement) et les services ou certains services que vous avez demandés pourraient ne pas vous être fournis.

3.3. Cookies Analytiques

De plus, notre site internet utilise des cookies analytiques à des fins de statistiques anonymisées et agrégées. Ces cookies analysent vos habitudes de navigation sur notre site ainsi que celles d’autres utilisateurs. Ils nous aident à améliorer le trafic, à améliorer le fonctionnement général du site, à repérer les problèmes de navigation ainsi que tout autre dysfonctionnement technique, etc. Les cookies analytiques n’individualisent aucune personne en particulier et ne sont pas utilisés à des fins de marketing direct ou tout autre finalité d’une tierce partie. Il vous est toujours possible de vous opposer aisément à l’utilisation de ces cookies en les désactivant dans les paramètres de votre navigateur.

3.4. Cookies tiers destinés à améliorer l’interactivité du site web

Les cookies qui peuvent être utilisés sur notre site ne transfèrent aucune donnée à des tiers à des fins propres à ceux-ci, sauf si vous avez accepté spécifiquement la catégorie de cookies qui partagent des données avec des tiers.

Ces cookies sont des plug-ins proposés par des tiers (par exemple, LinkedIn, YouTube, etc.) pour certaines fonctionnalités présentes sur notre site ou susceptible de s’ajouter à l’avenir, par exemple, l’icône « Partager » de LinkedIn, YouTube, etc.

Ces plug-ins sont placés et entièrement contrôlés par des tiers et peuvent être utilisés par ceux-ci pour collecter vos données (à caractère personnel (par exemple, votre adresse IP) et des informations sur votre comportement de navigation pour des finalités propres à ces tiers (par exemple, le marketing direct, les études analytiques ou de marché par les tiers en question), même si vous n’utilisez pas ces fonctionnalités et si vous vous contentez de visiter notre site. C’est le cas même lorsque vous ne possédez aucun compte auprès du réseau social concerné. Si les tiers utilisent ces cookies sur d’autres sites internet et applications, ils seront en mesure de vous tracer sur différents sites et applications et de combiner les données collectées pour mettre au point votre profil au fil du temps.

Ces cookies étant entièrement contrôlés par des tiers, Vitis Life ne peut exercer aucun contrôle sur la manière dont ceux-ci gèrent ces cookies, ni sur l’utilisation des données (à caractère personnel) collectées par ce biais.

Nous vous recommandons donc de lire la notice relative à la protection des données à caractère personnel et la politique d’utilisation de cookies de ces tiers pour obtenir de plus amples informations sur l’usage de vos données à caractère personnel et l’utilisation des cookies.

Ces cookies ne seront pas utilisés sans votre consentement via vos paramètres de cookies. Vous pouvez accéder aux paramètres des cookies depuis chaque page du site internet ou dans les paramètres de votre application.

Si vous n’acceptez pas ces cookies :

• Nous vous garantissons qu’aucune donnée à caractère personnel collectée via les cookies ne sera transférée à des tiers pour des finalités propres à ceux-ci ;
• Mais la fonctionnalité ne sera pas disponible sur notre site internet (par exemple, les icônes « partager » et « like » ou la lecture sur notre site internet d’une vidéo hébergée sur Vimeo ou sur YouTube seront désactivés) ;
• Toutefois, vous pourrez toujours regarder la vidéo concernée directement sur le site internet ou sur l’application du tiers en cliquant sur le lien disponible.

Ci-dessous le relevé des cookies de cette catégorie que le site internet de Vitis Life peut utiliser :

Notre site est conçu de telle sorte que vous gardez le contrôle du stockage et de la lecture des cookies sur votre appareil.

Vous êtes libre d’accepter tout ou partie des cookies et de refuser les cookies sur l’ensemble de notre site internet, et vous gardez en permanence la possibilité de modifier les paramètres des cookies.

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Si vous refusez les cookies, il vous est toujours possible d’accéder à notre site internet, mais nous ne serons pas en mesure de vous garantir la meilleure expérience utilisateur et certaines fonctionnalités ou (certaines parties de) notre site internet et notre application pourraient ne pas fonctionner (correctement).

Vous pouvez modifier vos préférences en matière de cookies à tout instant en suivant les procédures suivantes :

5.1  Lors de votre première visite

Lorsque vous visitez un site internet pour la première fois sur un appareil, une fenêtre apparaîtra et vous serez invité à indiquer si vous consentez à l’utilisation de tous les cookies sur le site de Vitis Life que vous visitez, ou si vous vous opposez à cette utilisation et souhaitez recevoir de plus amples informations.

Si vous avez souhaité de plus amples informations, un second écran apparaîtra où :

• Vous verrez le type ou la catégorie de cookies utilisés pour optimiser votre expérience utilisateur (pour de plus amples informations sur les catégories de cookies, consultez le point 3), à moins que vous ne désactiviez ces cookies dans les paramètres de votre navigateur comme indiqué au point 5.4 ci-après ; et
• Vous pourrez indiquer votre consentement ou votre refus de l’utilisation de deux catégories de cookies : la catégorie de cookies qui nous permet d’analyser votre comportement de navigation sur notre site internet pour vous offrir une expérience plus personnalisée et la catégorie de cookies qui transfèrent des données à des tiers (pour de plus amples informations sur les catégories de cookies, consultez le point 3).

L’information reprise dans cette seconde fenêtre ne disparaîtra que lorsque vous aurez indiqué votre consentement ou votre refus par rapport à chacun de ces deux types ou catégories de cookies, ou fermé la fenêtre pour accepter l’ensemble des cookies de la première fenêtre.

Après avoir fait votre choix, vous pourrez continuer à visiter notre site internet.

Si vous avez accepté l’utilisation de tout ou partie des cookies, ce consentement emporte l’acceptation de recevoir la catégorie de cookies concernée et la lecture consécutive desdits cookies, laquelle a lieu lors de chaque visite du site de Vitis Life (en ce compris tous le site de Vitis Life et toutes les zones publiques ou privées dudit sites) sur un même appareil. Pour une liste exhaustive des cookies pour lesquels votre consentement est valide, nous vous invitons à consulter la page des paramètres des cookies.

Veuillez noter que, bien que vous ayez consenti à l’utilisation de tout ou partie des cookies, Vitis Life ne sera pas en mesure de les utiliser si ceux-ci sont désactivés dans les paramètres de votre navigateur.

5.2.   Après votre première visite

Si vous visitez le site de Vitis Life après avoir indiqué vos préférences en matière de cookies lors de votre première visite sur le site de Vitis Life sur un même appareil, ces préférences ne vous seront plus demandées (sauf si votre consentement n’est plus valide).

Cependant, vous gardez le contrôle total de vos paramètres de cookies et vous pouvez modifier facilement vos préférences en matière de cookies à tout instant en cliquant sur « Gestion des Cookies » au bas de chaque site internet.

5.3.  Après la période de validité

Votre consentement (par appareil) est valide pour une période limitée dans le temps (6 mois). À l’expiration de cette période de validité, vos préférences en matière de cookies vous seront à nouveau demandées.

5.4.  Dans les paramètres de votre navigateur

Par défaut, la plupart des navigateurs internet sont configurés de sorte qu’ils acceptent automatiquement les cookies. Vous pouvez toujours modifier les paramètres de votre navigateur en personnalisant vos préférences pour accepter ou rejeter tout ou partie des cookies, effacer les cookies déjà stockés ou recevoir une notification lorsqu’un cookie est installé.

Pour de plus amples informations, nous vous invitons à consulter la documentation du fabricant de votre navigateur.

Oui, vous pouvez toujours révoquer aisément votre consentement à tout instant sur chaque page du site internet, dans les paramètres de votre navigateur. Pour de plus amples informations sur la manière dont vous pouvez accepter ou refuser tout ou partie des cookies, nous vous invitons à consulter les points 4 et 5.  Vous pouvez également effacer les cookies déjà stockés sur votre appareil dans les paramètres de votre navigateur (point 7).

Oui, vous pouvez également effacer les cookies déjà stockés sur votre appareil via les paramètres de votre navigateur. Veuillez noter que, pour des raisons techniques, nous ne sommes pas en mesure d’effacer les cookies déjà stockés à votre place.

Non, sauf si vous avez consenti à l’utilisation des cookies autorisant le partage de vos données personnelles à des tiers (pour de plus amples informations sur les catégories de cookies qui peuvent être utilisés par notre site internet, nous vous invitons à consulter le point 3).

Dans cette Notice relative à la Protection de vos données à caractère personnel.

Vous serez informé des mises à jour de la présente politique en matière de cookies via une fenêtre informative qui apparaîtra lorsque vous visiterez notre site internet. Si la mise à jour implique un changement majeur (par exemple, la modification des catégories des cookies utilisés, etc.), vos préférences en matière de cookies vous seront à nouveau demandées.

La notion de « données à caractère personnel» désigne « toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable. Est réputée être une personne physique identifiable, une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale. »

La notion de «traitement» concerne « toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction. »

La notion de «responsable du traitement» vise  « la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement… »

La notion de «violation de données à caractère personnel» vise «une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles données ».

Vitis Life S.A. en ce compris ses succursales utilise vos données personnelles en sa qualité de Responsable du Traitement des donnés. À ce titre, nous avons nommé un délégué à la protection des données dont les coordonnées sont reprises à l’article 7.

Nous collectons et traitons les données suivantes lorsqu’elles sont nécessaires à la réalisation de notre activité afin de nous permettre de mener à bien notamment la conclusion et la gestion de vos contrats :
Les données que vous nous confiez directement ou par le biais de votre intermédiaire d’assurance, de votre représentant légal ou de votre mandataire, peuvent concerner :

• les données d’identification (ex: nom, carte d’identité et passeport, permis de séjour ou visa, nationalité, date et lieu de naissance, sexe, photo d’identité,…);
• les données relatives à vos coordonnées (ex : adresse postale et adresse mail, numéro de téléphone, numéro de fax);
• les données relatives à la situation économique, patrimoniale, financière et fiscale comme vos revenus, votre patrimoine mobilier et immobilier, votre numéro de compte, votre numéro d’identification fiscale, … ;
• les données relatives à la situation familiale notamment la situation matrimoniale, le cas échéant le régime matrimonial, la composition du foyer, … ;
• les données relatives à la situation professionnelle telles que la profession, le domaine d’activité, … ;
• les données nécessaires à la lutte contre la fraude à l’assurance, le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme ;
• les données particulières ou sensibles telles que les données d’infraction, les données de santé, etc.

Les données que nous collectons ou générons peuvent concerner notamment :

• les données nécessaires à l’appréciation du risque ;
• les données relatives aux contrats souscrits auprès de Vitis Life comme le numéro d’identification du client, de l’assuré, du contrat, … ;
• les données de connexion et de traçabilité : par exemple le suivi des pages consultées (cookies);

les données issues de vos interactions avec nous (ex : mail, conversation téléphonique, correspondance, demande d’information et de document).

Vos données sont traitées de manière licite, loyale, transparente et appropriée aux finalités mentionnées ci-après.

Le traitement est dit licite dans la mesure où le traitement est :

• nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande ;
• nécessaire au respect d’une obligation légale auquel Vitis Life est soumis ;
• nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Vitis Life;
• consenti par vos soins dans le cas où aucune des trois nécessités précédentes ne trouvent à s’appliquer.

Ces données personnelles sont nécessaires pour la conclusion et l’exécution du contrat. Sans ces données personnelles, Vitis Life ne pourra pas être en mesure de conclure, de gérer ou d’exécuter votre contrat. Dans ce cas, Vitis Life se réserve le droit de ne pas donner suite à vos demandes tant que notre compagnie ne dispose pas des informations utiles pour la traiter.

1. Pour exécuter votre contrat

Nous utilisons et traitons vos données à caractère personnel pour l’exécution de votre contrat tels que :

• la souscription d’un contrat, l’analyse et l’acceptation de la souscription;
• la gestion et l’exécution de votre contrat de la phase précontractuelle à la résiliation;
• la gestion de vos réclamations, de résolution extrajudiciaire, des contentieux ou de l’exercice de recours ;
• la communication d’informations à votre distributeur d’assurance ;
• la communication d’informations relative à l’ouverture de compte bancaire auprès de la banque dépositaire et/ou du gestionnaire financier mandaté pour la gestion de votre fonds interne ;
• la communication d’informations relatives aux contrats comme indiqué à l’article 5 ;
• le traitement de la fiscalité applicable à votre contrat ;
• l’examen, l’appréciation, le contrôle et la surveillance des risques
• newsletter à des fins non commerciales : Ce service permet de vous tenir informé de l´actualité de Vitis Life. Les adresses de messagerie recueillies dans ce cadre ne seront utilisées qu´aux seules fins de vous adresser notre newsletter. Vous pouvez à tout moment vous désinscrire à l´aide du lien de désinscription présent dans chaque mail d’envoi de la newsletter.

2. Pour répondre aux obligations légales et réglementaires

Vos données sont également traitées pour satisfaire aux obligations légales et règlementaires, auxquelles nous sommes soumis telles que :

• la connaissance et les besoins de nos clients ;
• la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme ;
• la prévention de la fraude ;
• la détection et la protection de la clientèle vulnérable ;
• les déclarations obligatoires auprès des autorités et administrations publiques, comme les déclarations fiscales;
• la réponse à des demandes officielles émanant d’une autorité publique ou judiciaire dûment habilitée ;
• la détection et l’identification des contrats en déshérence ;
• une analyse actuarielle, statistique et tout rapport d’activité découlant du droit prudentiel ou d’une autorité.

3. Pour poursuivre un intérêt légitime

Vos données personnelles sont utilisées et traitées en particulier pour répondre aux intérêts légitimes suivants :

• lutter contre la fraude à l’assurance ;
• la gestion de vos réclamations, de résolution extrajudiciaire, des contentieux ou de l’exercice de recours ;
• la gestion et la sécurité de notre système d’informations pour permettre la continuité et l’exécution de notre activité ;
• éviter les contrats en déshérence afin d’être en mesure de verser les prestations d’assurances aux bénéficiaires désignés ou aux héritiers du preneur.

4. Pour respecter votre consentement dans certains cas spécifiques

Certains traitements lorsqu’ils ne correspondent pas à l’exécution et à la gestion du contrat, à une obligation légale ou réglementaire, ou a un intérêt légitime nécessite l’obtention de votre consentement.

À cet effet, vous serez sollicités pour consentir, de manière spécifique, à la collecte et au traitement de vos données pour des finalités précises telles que :

• l’accord du preneur pour transmettre ses données personnelles à l’assuré s’il est différent du preneur ou tout mandataire ayant reçu un mandat de la part du preneur pour recevoir toutes informations sur le contrat à l’exclusion des données médicales ou tout cessionnaire en cas de vie et/ou en cas de décès désignés par le preneur dans le contrat ;
• le transfert de vos données vers des partenaires tiers et au sous-traitant de Vitis Life lorsque ce transfert n’est pas autorisé par la réglementation ;
• la prospection commerciale ;
• les Cookies et autres traceurs : L’accès aux sites Internet de Vitis Life peut nous amener à installer des « cookies » dans votre disque dur permettant d´enregistrer des informations sur votre navigation (pages consultées, date/heure de consultation, ) dans le but d’optimiser votre expérience utilisateur. Vous pouvez vous opposer à l´utilisation de ces « cookies» ou modifier vos choix en consultant notre notice cookies.

Afin d’accomplir les finalités ci-dessus, nous communiquons vos données personnelles lorsque cette communication est justifiée aux destinataires suivants:

• nos collaborateurs employés par Vitis Life et ses succursales habilités dans le cadre des missions que nous leurs avons confiées ;
• les distributeurs d’assurance que vous avez mandaté pour vous conseiller avant la souscription de votre contrat et en cours de vie du contrat ;
• les réassureurs et les sous-traitants avec lesquels Vitis Life est en relation dans le cadre de son activité ;
• les banques dépositaires et/ou les gestionnaires financiers en charge du dépôt et/ou de la gestion du fonds interne sous-jacent à votre contrat ;
• l’institution bancaire auprès de laquelle vous avez décidé de nantir votre contrat ;
• les parties au contrat à savoir vous en votre qualité de preneur du contrat ou l’assuré s’il est différent du preneur ou tout mandataire ayant reçu un mandat de votre part pour recevoir toutes informations sur le contrat à l’exclusion des données médicales ou tout cessionnaire en cas de vie et/ou en cas de décès désignés par vos soins dans votre contrat ;
• les employés habilités au sein du Groupe Monceau dont fait partie Vitis Life en vue de respecter la réglementation en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme applicable au Groupe ;
• les auditeurs ou les représentants fiscaux de Vitis Life ;
• les autorités compétentes de surveillance ou judiciaires, les médiateurs, les administrations fiscales compétentes, les personnes justifiant d’un intérêt tels que les avocats, notaires, huissiers, curateurs, tuteurs, et toute entité et personne désignées par la réglementation telles que les administrations, tiers autorisés, autorités de contrôle…

Le traitement tout comme l’hébergement des données est situé à Luxembourg et en Belgique.

Lorsque les données sont transmises par des partenaires tiers, celles-ci sont susceptibles d’être traité et hébergé en dehors du Luxembourg et de la Belgique conformément aux finalités décrites précédemment.

Si nous devions transférer vos données en dehors de l’Espace économique européen, nous le réaliserons conformément aux finalités autorisées.

Conformément à la règlementation applicable, vous disposez des droits suivants :

Droits d’accès : vous pouvez à tout moment demander l’accès à vos données personnelles et obtenir la communication d’une copie de l’ensemble de vos données personnelles détenues par Vitis Life.

Vitis Life se réserve le droit d’exiger le paiement de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs pour toute copie supplémentaire demandée.

Droit de rectification : Vous disposez du droit de demander la rectification des informations inexactes vous concernant si celles détenues par Vitis Life sont obsolètes ou erronées.

Droit à l’effacement : Si la conservation de vos données semble ne plus être justifiée, vous avez le droit d’obtenir de Vitis Life l’effacement de vos données personnelles dans le respect des conditions définies par la règlementation.

Droit à une limitation de traitement : lorsque les données vous concernant sont inexactes ou plus pertinentes dans l’exercice de notre activité, vous pouvez demander la limitation de leurs utilisations dans le respect des conditions définies par la règlementation.

Droit à la portabilité de vos données : vous pouvez nous demander de transmettre les données personnelles que nous avons collectées pour l’exécution de votre contrat ou auxquelles vous avez consenties dans le respect des conditions définies par la règlementation.

Droit d’opposition : vous disposez du droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des raisons particulières sous réserve que Vitis Life ne dispose pas d’une raison légitime l’autorisant à continuer à traiter vos données personnelles.

Droit de retirer votre consentement : Lorsque vous avez donné votre consentement pour le traitement de vos données personnelles, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment sous réserve que le traitement est fondé uniquement sur la base du seul consentement et que Vitis Life ne dispose pas d’une raison légitime nous autorisant à continuer à traiter vos données personnelles.

Droit de définir le sort de vos données personnelles après votre décès : Vous pouvez nous transmettre vos directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données après votre décès.
Ces directives peuvent être également enregistrées auprès « d’un tiers de confiance numérique certifié ». Ces directives peuvent désigner une personne chargée de leur exécution, à défaut, vos héritiers seront désignés.

Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle : Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente, à savoir celle du pays de l’Espace Economique Européen dans lequel se trouve votre résidence habituelle ou le lieu où la violation présumée de la réglementation aurait été commise (Au Luxembourg, Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD)).

Vous pouvez exercer vos droits en adressant une demande écrite à notre délégué à la protection des données soit par email ou par voie postale en indiquant vos nom, prénom, coordonnées de contact accompagnés de votre pièce d’identité en cours de validité.

Vitis Life

Par courrier:

Vitis Life S.A.
Service Réclamations
B.P. 803 – L-2018 Luxembourg

Par courrier électronique à l’adresse e-mail:

clientservices@vitislife.com

Vitis Life Belgian Branch

Par courrier:

Vitis Life S.A. Belgian Branch
Service Réclamations
Jan Emiel Mommaertslaan, 20 B à B-1831 Diegem

Par courrier électronique à l’adresse e-mail:

belgianbranch@vitislife.com

Toute plainte concernant le traitement de vos données personnelles peut être envoyée à l’adresse postale et e-mail mentionnées ci-dessus ou encore à l’autorité de protection des données personnelles, à savoir la CNPD , 1, Avenue du Rock’n’Roll, à 4361 Esch-sur- Alzette, Grand-Duché de Luxembourg (www.cnpd.lu).

Les données personnelles ne peuvent être conservées que pour une durée limitée.

Cette durée est déterminée en fonction de la finalité du traitement ou déterminées en fonction d’obligations règlementaires.

Les données nécessaires à la gestion de votre contrat et des services associés sont conservées pendant toute la durée de votre contrat et jusqu’à expiration des délais de prescriptions légales.

Les durées de conservation peuvent être allongées par la loi ou en cas de contestation, de contentieux ou pour permettre la recherche d’un bénéficiaire d’un capital décès, par exemple.

Notre priorité est de préserver et protéger vos données à caractère personnel de toute violation.

Une violation de données à caractère personnel est une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles données.

Les technologies, les mesures organisationnelles et les politiques de sécurité mises en place par Vitis Life ont pour objectif d’éviter toute violation de vos données.

Pour renforcer cette sécurité et la confidentialité de vos données, Vitis Life dispose de dispositifs d’accès restreint aux données uniquement visibles par un personnel habilité à les traiter dans le cadre de l’exécution et la gestion de vos contrats ou par le Distributeur qui vous conseille.

Toutes ces mesures de précautions ne permettent pas à Vitis Life de garantir l’absence de violation des données.

Dans le cas où vos données personnelles détenues par Vitis Life devaient être compromises, une notification de celle-ci sera effectuée à l’autorité de contrôle et le cas échéant aux personnes concernées dans le respect de la réglementation applicable.

La présente notice d’information peut être mise à jour à tout moment, notamment en cas d’évolution du contexte légal et réglementaire.

Elle est accessible sur notre site internet www.vitislife.com ou sur demande adressée au clientservices@vitislife.com.

Où adresser votre réclamation ?

Votre réclamation peut être introduite par écrit :

Vitis Life

Par courrier:

Vitis Life S.A.
Service Réclamations
B.P. 803 – L-2018 Luxembourg

Par courrier électronique à l’adresse e-mail:

clientservices@vitislife.com

Vitis Life Belgian Branch

Par courrier:

Vitis Life S.A. Belgian Branch
Service Réclamations
Jan Emiel Mommaertslaan, 20 B à B-1831 Diegem

Par courrier électronique à l’adresse e-mail:

belgianbranch@vitislife.com

Contenu de votre réclamation

La réclamation doit mentionner les informations suivantes :

• numéro de contrat ;
• motif de la réclamation ;
• identité du réclamant et coordonnées postales et/ou e-mail et téléphoniques complètes ;
• être signée par le(s) réclamant(s).

Traitement de la réclamation par Vitis Life

Vitis Life s’engage à confirmer la réception de la réclamation dans un délai maximum de 10 jours ouvrables.

Pour répondre au mieux à votre réclamation, Vitis Life cherche à réunir et examiner toutes les preuves et informations pertinentes pour vous apporter une réponse dans un langage simple et facilement compréhensible.

Vitis Life s’engage à vous apporter une réponse dans un délai de 30 jours à compter de la date de réception de votre réclamation.

Si la complexité de la demande nécessite une analyse plus approfondie, Vitis Life vous indiquera les causes d’un éventuel retard et la nouvelle date prévisible de réponse.

Si vous estimez que le traitement de votre réclamation ne vous apporte pas une réponse satisfaisante, vous pouvez nous en informer par écrit.

Vitis Life vous transmettra les informations suivantes suite à la réception de votre nouvelle demande :

• La possibilité de faire remonter la réclamation au niveau de la direction à l’adresse email VL- Chiefexecutiveofficer@vitislife.com ou de son délégué désigné de la Compagnie,
• Les coordonnées de la personne en charge de cette seconde analyse,
• La possibilité d’introduire une demande de résolution extrajudiciaire des litiges auprès du Commissariat aux Assurances (CAA) dont la procédure est décrite ci-après.

Vitis Life vous rappelle que le fait de suivre le présent dispositif de traitement des réclamations ne vous prive pas d’exercer votre droit d’agir en justice ou de recourir à une médiation.

Si la réponse fournie à votre nouvelle demande ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser aux instances suivantes sans que cela porte préjudice à la possibilité d’intenter une action en justice :

• à l’Association des Compagnies d’Assurances et de Réassurances B.P. 448, L-2014 Luxembourg;
• à l’Union Luxembourgeoise des Consommateurs 55, rue des Bruyères, L-1274 Howald;
• au CAA 7, boulevard Joseph II, L-1840 Luxembourg;
• à l’autorité de surveillance compétente de votre pays de résidence

Ce paragraphe vise à vous donner des informations quant au règlement extrajudiciaire des litiges conformément à l’article 14 de ce Règlement du CAA n° 19/03 du 26 février 2019.

La résolution extrajudiciaire des litiges proposée par le CAA est un service qui a pour but de trouver à titre gratuit une solution à l’amiable à votre réclamation formulée à notre encontre.

La procédure n’est pas une procédure de médiation au sens de la loi du 24 février 2012 portant introduction de la médiation en matière civile et commerciale et l’intervention du CAA est soumise aux principes d’impartialité, d’indépendance, de transparence, de compétence, d’efficacité et d’équité.

Les conclusions motivées du CAA n’ont pas de force contraignante à l’égard des parties.

Conditions pour saisir le CAA

La procédure auprès du CAA est ouverte sous réserve :

• que la réclamation ait été soumise préalablement par écrit à Vitis Life.
• que vous n’ayez pas obtenu de réponse ou de réponse satisfaisante de Vitis Life dans le délai de 90 jours à partir de l’envoi de votre réclamation.

Si ces conditions sont respectées, vous pouvez adresser votre demande aux CAA dans un délai d’un an à compter de la date à laquelle vous avez introduit votre réclamation auprès de Vitis Life.

Comment saisir le CAA ?

La demande est à introduire par écrit auprès du CAA, soit par voie postale à l’adresse du CAA (7 boulevard Joseph II, L-1840 Luxembourg), soit par courrier électronique à reclamation@caa.lu ou soit via le formulaire électronique librement téléchargeable sur le site internet http://www.caa.lu.

La demande peut être introduite en langue luxembourgeoise, allemande, française ou anglaise.

La demande doit être motivée et accompagnée des documents suivants :

• Un exposé détaillé et chronologique des faits à l’origine de la réclamation et des démarches déjà entreprises ;
• Une copie de la réclamation introduite auprès de Vitis Life ;
• Soit une copie de la réponse à la réclamation préalable, soit la confirmation que vous n’avez pas obtenu de réponse dans le délai de 90 jours à partir de l’envoi de sa réclamation préalable ;
• Une copie des conditions générales et particulières du contrat d’assurance et des avenants éventuels ;
• Votre déclaration confirmant que vous n’avez pas saisi un tribunal, un arbitre ou un autre organe de règlement extrajudiciaire des réclamations, au Luxembourg ou à l’étranger ; (Voir ci-après le paragraphe relatif à la recevabilité)
• Votre accord concernant les conditions d’intervention du CAA en tant qu’organe de résolution extrajudiciaire de sa demande ;
• Votre autorisation expresse pour que le CAA puisse transmettre votre demande (y compris les pièces jointes) ainsi que toute correspondance ou information futures à Vitis Life;
• Au cas où une personne vous représente ou vous assiste, un document attestant de son pouvoir de représentation ;
• Une copie de votre pièce d’identité en cours de validité.

Le CAA peut requérir la production de tout autre document ou information qu’il juge utile pour l’instruction de la demande.

Recevabilité de la demande adressée au CAA

Une demande n’est pas recevable dans les cas suivants :

• lorsque la réclamation a déjà fait l’objet d’une décision judiciaire ou d’une sentence arbitrale, au Luxembourg ou à l’étranger ;
• lorsqu’un tribunal ou un arbitre, luxembourgeois ou étranger, est saisi de la réclamation ;
• lorsqu’un autre organe de règlement extrajudiciaire des réclamations que le CAA, au Luxembourg ou à l’étranger, est saisi de la réclamation ;
• lorsque la demande n’a pas été introduite dans un délai d’un an à compter de la date à laquelle le demandeur a introduit une réclamation auprès de Vitis Life ;
• lorsque la réclamation concerne la politique commerciale de Vitis Life ;
• lorsque la réclamation concerne un produit ou service autre qu’assurantiel ;
• lorsque la demande est abusive, fantaisiste ou vexatoire ;
• lorsque la demande n’émane pas d’un preneur d’assurance, d’un bénéficiaire d’un contrat d’assurance, d’un assuré ou d’un tiers lésé dans le cadre d’une action directe contre une entreprise d’assurance ;
• lorsque la réclamation introduite auprès de Vitis Life et la demande introduite auprès du CAA se distinguent quant à leurs objets et/ou motifs.

Traitement de la demande par le CAA

Le CAA accuse réception de votre demande dans un délai maximum de 10 jours ouvrables à compter de la réception de la demande sauf si la réponse elle-même vous est apportée dans ce délai.

Dans un délai de 3 semaines suivant la réception de votre demande, le CAA vous envoie par écrit soit :

• Une confirmation lorsque votre dossier est considéré comme recevable et complet ;
• Une explication circonstanciée des raisons pour lesquelles votre demande n’est pas recevable. Cette explication sera également adressée à Vitis Life.

Lorsque des documents ou informations nécessaires font défaut, le CAA vous en informe et vous demande de fournir lesdits documents ou informations dans la forme requise endéans un délai déterminé par le CAA. Si vous n’avez pas soumis les documents ou informations en question dans le délai indiqué, le CAA vous informera qu’il ne donnera plus suite à votre demande.

Transmission par le CAA de la demande recevable à Vitis Life

Le CAA transmet une copie à Vitis Life en lui demandant de prendre position dans un délai pouvant aller jusqu’à 30 jours à partir de l’envoi du dossier. Le CAA vous informera de cette transmission.

Si, au vu des pièces introduites, le CAA arrive à la conclusion que la demande est manifestement non fondée, il vous communique ainsi qu’à Vitis Life avant l’expiration du délai susvisé sa conclusion sans solliciter de notre part une prise de position.

Conclusion motivée du CAA

Lorsque l’analyse de la demande par le CAA est achevée, le CAA vous adresse ainsi qu’à Vitis Life une lettre de conclusion contenant la motivation de la position prise. Si votre demande est en tout ou partie fondée, le CAA nous invite à régler le litige au vu de la conclusion motivée et à lui communiquer les suites y réservées.

Durée de la procédure

Les conclusions motivées du CAA interviennent dans un délai de 90 jours à partir de la confirmation de la recevabilité de votre demande et ne sont pas contraignantes de sorte que les parties conservent la liberté d’accepter ou de refuser de les suivre.

Lorsque les conclusions motivées du CAA nécessitent une extension du délai de 90 jours, le CAA en informe les parties ainsi que de la durée supplémentaire nécessaire.

Confidentialité

Les parties à la procédure devant le CAA s’engagent à tenir confidentiels les documents établis, les communications faites et les déclarations recueillies au cours de la procédure.

Les personnes chargées du traitement des demandes de résolution extrajudiciaire des réclamations au sein du CAA sont tenues au secret professionnel visé à l’article 7 de la loi modifiée du 7 décembre 2015 sur le secteur des assurances.

Pour plus de renseignements concernant la résolution extrajudiciaire des réclamations auprès du CAA, le réclamant est invité à consulter le site internet du CAA.

• Investissement durable :
  • un investissement dans une activité économique qui contribue à un objectif environnemental, mesuré par exemple au moyen d’indicateurs clés en matière d’utilisation efficace des ressources concernant l’utilisation d’énergie, d’énergies renouvelables, de matières premières, d’eau et de terres, en matière de production de déchets et d’émissions de gaz à effet de serre ou en matière d’effets sur la biodiversité et l’économie circulaire,
  • ou un investissement dans une activité économique qui contribue à un objectif social, en particulier un investissement qui contribue à la lutte contre les inégalités ou qui favorise la cohésion sociale, l’intégration sociale et les relations de travail, ou un investissement dans le capital humain ou des communautés économiquement ou socialement défavorisées,
  • pour autant que ces investissements ne causent de préjudice important à aucun de ces objectifs et que les sociétés dans lesquels les investissements sont réalisés appliquent des pratiques de bonne gouvernance, en particulier en ce qui concerne des structures de gestion saines, les relations avec le personnel, la rémunération du personnel compétent et le respect des obligations fiscales.
• Facteurs de durabilité : des questions environnementales, sociales et de personnel, le respect des droits de l’homme et la lutte contre la corruption et les actes de corruption.
• Risque en matière de durabilité : un événement ou une situation dans le domaine environnemental, social ou de la gouvernance qui, s’il survient, pourrait avoir une incidence négative importante, réelle ou potentielle, sur la valeur de l’investissement.

Vitis Life S.A. ne prend actuellement pas en compte l’intégration des risques en matière de durabilité ainsi que les incidences négatives des décisions d’investissement sur les facteurs de durabilité pour les principales raisons suivantes :

• Vitis Life ne prend pas de décision d’investissement du fait de l’externalisation de la gestion financière de ses actifs sous gestion. En effet, la gestion discrétionnaire des fonds de placement externes (OPCVM) et des fonds de placement internes (Fonds internes collectifs, fonds internes dédiés, Fonds d’assurance spécialisés) accessibles au travers de ses produits d’assurance est effectuée par des tiers indépendants lesquels décident discrétionnairement de l’intégration de ces facteurs de durabilité dans leurs décisions d’investissement ;
• l’absence d’informations objectives et vérifiées sur la prise en compte ou non par les gestionnaires ou conseillers en investissement des fonds de placement des principales incidences négatives dans les décisions d’investissement prises par les tiers indépendants en charge de leur gestion ;
• une incertitude quant aux principaux indicateurs d’incidences négatives en matière de durabilité au niveau des investissements sous-jacents aux fonds de placement ne permettent pas à Vitis Life de disposer d’une image fiable des incidences potentielles sur les risques de durabilité,
• lorsque ceux-ci sont fiables, une disponibilité et une accessibilité limitée aux principaux indicateurs d’incidences négatives en matière de durabilité au niveau des investissements sous-jacents aux fonds de placement ;
• Vitis Life ne répond pas aux critères du nombre moyen de 500 salariés posés par le Règlement SFDR.

Vitis Life commercialise ses produits d’assurance-vie et de capitalisation (tous ci-après dénommés « les produits ») au départ de son siège luxembourgeois ainsi que de sa succursale sous les régimes d’établissement stable ainsi que de libre prestation de services.

Les produits de Vitis Life sont distribués par des distributeurs indépendants qui recueillent auprès de chacun des clients :

• des informations sur leurs connaissances et leur expérience en matière d’investissement,
• des informations sur leur situation financière en ce compris leur capacité à subir des pertes,
• des informations sur leurs objectifs d’investissement en ce compris leur tolérance au risque.

Le recueil de ces renseignements a pour objectif de permettre aux distributeurs de vérifier la cohérence et l’adéquation tant du produit d’assurance que des fonds d’investissement qui le compose avec le profil du client (test d’adéquation). Grâce à la collecte de ces informations, le distributeur est également en mesure de fournir à son client, lorsque cela est requis, un conseil en assurance, à savoir une ou des recommandations personnalisées.

Lorsqu’à la demande expresse d’un client qui ne souhaite pas faire appel à un distributeur indépendant, Vitis Life agit en qualité de distributeur de produits d’assurance, elle peut également être tenue de fournir un conseil en assurance en sus du test d’adéquation. Dans cette hypothèse, Vitis Life n’intègre actuellement pas dans son conseil les risques en matière de durabilité au regard des principales raisons suivantes :

• l’absence d’informations objectives et vérifiées sur la prise en compte ou non par les gestionnaires ou conseillers en investissement des fonds de placement des principales incidences négatives dans les décisions d’investissement par les tiers indépendants en charge de leur gestion ;
• une incertitude quant aux principaux indicateurs d’incidences négatives en matière de durabilité au niveau des investissements sous-jacents aux fonds de placement ne permettent pas à Vitis Life de disposer d’une image fiable des incidences potentielles sur les risques de durabilité,
• lorsque ceux-ci sont fiables, une disponibilité et une accessibilité limitée aux principaux indicateurs d’incidences négatives en matière de durabilité au niveau des investissements sous-jacents aux fonds de placement.

Vitis Life s’attache à remettre des informations sur les caractéristiques de durabilité des fonds de placement accessibles en s’abstenant de faire la promotion de ces caractéristiques en vue d’éviter les risques de « greenwashing ». A ce titre, Vitis Life remet au client les Documents d’Informations Clés (DIC) de tous les fonds de placement accessibles au travers du produit d’assurance souhaité par le client.

Lorsque ces DIC font mention des informations relatives à l’intégration des risques en matière de durabilité dans leurs processus de prise de décision, Vitis Life ne prend aucune responsabilité sur le contenu et la pertinence de ces informations.

La politique de rémunération de Vitis Life promeut une gestion saine et efficace des risques et n’encourage pas la prise de risques au-delà des limites de tolérance aux risques de la société. Cette politique est en accord avec la stratégie de Vitis Life, ses choix de gestion des risques, son profil des risques, ses objectifs, ses pratiques de gestion des risques et ses intérêts et résultats à long terme dans son ensemble.

La politique de rémunération de Vitis Life vise à maintenir une politique compatible avec une gestion des risques saine et effective des risques, en ce compris des risques en matière de durabilité, qui n’encourage pas la prise de risque excessive et qui est liée à la performance ajustée aux risques.

Les principes généraux de la politique de rémunération se résument comme suit :

• La rémunération du personnel comprend une part fixe, une part variable et d’autres avantages. La composition et le montant total de la rémunération sont réexaminés chaque année, en veillant à un juste équilibre entre ses composantes.
• La rémunération fixe est fonction de l’expérience, de l’ancienneté dans l’entreprise, du niveau de responsabilité assumées, de l’évolution des compétences ainsi que des conventions collectives en vigueur lorsque celles-ci sont applicables.
• La rémunération variable est basée sur les performances individuelles ainsi que collectives au regard des résultats financiers de Vitis Life et est compatible avec une gestion des risques saine et effective des risques, en ce compris des risques en matière de durabilité. La rémunération variable ne doit pas encourager la prise de risque excessive et elle est liée à la performance ajustée aux risques.
• D’autres facteurs tels que l’équité et l’équilibre de traitement au sein de Vitis Life, les risques présents et futurs associés à la performance et l’alignement des objectifs individuels sur les intérêts long terme de Vitis Life sont aussi pris en considération.