Bescherming van persoonsgegevens

Het begrip ‘persoonsgegevens’ verwijst naar ‘alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Wordt geacht een identificeerbare natuurlijke persoon te zijn, een natuurlijke persoon die rechtstreeks of onrechtstreeks kan worden geïdentificeerd, met name door te verwijzen naar een identificerend kenmerk zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificatie dan wel een of meerdere specifieke elementen die eigen zijn aan zijn fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit.’

Het begrip ‘verwerking’ heeft betrekking op ‘elke handeling of alle handelingen die al dan niet worden gesteld met behulp van procedés die worden geautomatiseerd en worden toegepast op bepaalde of alle persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, organiseren, structureren, bewaren, aanpassen of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, communiceren via overdracht, verspreiden of het op enigerlei andere manier ter beschikking stellen, linken of verbinden, beperken, wissen of vernietigen.’

Het begrip ‘verwerkingsverantwoordelijke’ heeft betrekking op ‘de natuurlijke of rechtspersoon, de publieke overheid, de dienst of een ander organisme die/dat, alleen of samen met anderen, het doel en de wijzen van de verwerking bepaalt …’

Het begrip ‘inbreuk in verband met persoonsgegevens’ heeft betrekking op ‘een inbreuk op de beveiliging die, per ongeluk of op onrechtmatige wijze, leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of tot de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens’.

Vitis Life S.A., met inbegrip van haar bijkantoren, gebruikt uw persoonsgegevens in haar hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke. Daarom hebben wij een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld van wie de contactgegevens zijn opgenomen in artikel 7.

We verzamelen en verwerken de volgende gegevens wanneer ze nodig zijn voor de uitvoering van onze activiteit, om ons met name in staat te stellen uw contracten af te sluiten en te beheren:
De gegevens die u ons rechtstreeks of via uw verzekeringstussenpersoon, uw wettelijke vertegenwoordiger of uw gevolmachtigde toevertrouwt, kunnen betrekking hebben op:

• identificatiegegevens (bv. naam, identiteitskaart en paspoort, verblijfsvergunning of visum, nationaliteit, geboortedatum en -plaats, geslacht, pasfoto …);
• contactgegevens (bv. postadres en e-mailadres, telefoonnummer, faxnummer);
• gegevens over de economische, vermogensrechtelijke, financiële en fiscale situatie, zoals uw inkomsten, uw roerend en onroerend vermogen, uw rekeningnummer, uw fiscaal identificatienummer …;
• gegevens over de gezinstoestand, met name de huwelijkssituatie, in voorkomend geval het huwelijksvermogensstelsel, de samenstelling van het gezin …;
• gegevens over de beroepssituatie zoals beroep, activiteitendomein …;
• de gegevens die noodzakelijk zijn voor de bestrijding van verzekeringsfraude, het witwassen van geld en de financiering van terrorisme;
• bijzondere of gevoelige gegevens zoals gegevens over inbreuken, gezondheidsgegevens enz.

De gegevens die we verzamelen of genereren, kunnen met name betrekking hebben op:

• de gegevens die noodzakelijk zijn voor het beoordelen van het risico;
• de gegevens met betrekking tot de contracten die bij Vitis Life zijn aangegaan, zoals het identificatienummer van de klant, de verzekerde, het contract …;
• login- en traceerbaarheidsgegevens: bijvoorbeeld het opvolgen van de geraadpleegde pagina’s (cookies);

De gegevens afkomstig van uw interacties met ons (bv. e-mail, telefoongesprek, briefwisseling, vraag om informatie en document).

Uw gegevens worden op rechtmatige, loyale, transparante en een voor de hierna vermelde doeleinden passende wijze verwerkt.

De verwerking is rechtmatig voor zover deze:

• noodzakelijk is voor de uitvoering van een contract waarbij u partij bent of voor de uitvoering van precontractuele maatregelen die op uw verzoek zijn genomen;
• noodzakelijk is voor de naleving van een wettelijke verplichting waaraan Vitis Life is onderworpen;
• noodzakelijk is voor de door Vitis Life nagestreefde gerechtvaardigde belangen;
• door u is toegestaan ingeval geen van de drie voorgaande vereisten van toepassing is.

Deze persoonsgegevens zijn noodzakelijk voor het sluiten en uitvoeren van het contract. Zonder die persoonsgegevens kan Vitis Life uw contract niet afsluiten, beheren of uitvoeren. In dat geval behoudt Vitis Life zich het recht voor om geen gevolg te geven aan uw aanvragen zolang onze maatschappij niet over de nodige informatie beschikt om ze te verwerken.

1. Om uw contract uit te voeren

Wij gebruiken en verwerken uw persoonsgegevens voor de uitvoering van uw contract, zoals:

• de onderschrijving van een levensverzekerings- en/of kapitalisatiecontract, de analyse en aanvaarding van de onderschrijving;
• het beheer en de uitvoering van uw levensverzekerings- en/of kapitalisatiecontract vanaf de precontractuele fase tot de ontbinding;
• het beheer van uw klachten, buitengerechtelijke beslechtingen, geschillen of uitoefening van verhaal;
• uw gezondheidsgegevens indien u opteert voor een aanvullende overlijdensverzekering in uw contract;
• het verstrekken van informatie aan uw verzekeringsdistributeur;
• het communiceren van informatie met betrekking tot de opening van een bankrekening bij de depositobank en/of de financieel beheerder die gemachtigd is voor het beheer van uw intern fonds;
• het communiceren van informatie met betrekking tot de contracten zoals vermeld in artikel 5;
• de verwerking van de fiscaliteit die van toepassing is op uw contract;
• het onderzoek, de beoordeling en de controle van de risico’s, evenals het toezicht daarop;
• nieuwsbrief voor niet-commerciële doeleinden: met deze dienst blijft u op de hoogte van de actualiteit van Vitis Life. De in dit kader verzamelde e-mailadressen worden enkel gebruikt voor het versturen van onze nieuwsbrief. U kunt zich op elk moment uitschrijven via de uitschrijflink die wordt toegevoegd aan elke e-mail voor verzending van de nieuwsbrief.

2. Om te voldoen aan de wettelijke en reglementaire verplichtingen

Uw gegevens worden ook verwerkt om te voldoen aan de wettelijke en reglementaire verplichtingen waaraan wij onderworpen zijn, zoals :

• de kennis en de behoeften van onze klanten;
• de strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme;
• fraudepreventie;
• het opsporen en beschermen van kwetsbare klanten;
• verplichte aangiften bij overheden en openbare besturen, zoals belastingaangiften;
• het beantwoorden van officiële verzoeken van een naar behoren gemachtigde openbare of gerechtelijke overheid;
• het opsporen en identificeren van contracten met onbeheerde nalatenschap;
• een actuariële, statistische analyse en elk activiteitenverslag voortvloeiend uit het prudentieel recht of voortkomend van een overheid.

3. Om een gerechtvaardigd belang na te streven

Uw persoonsgegevens worden in het bijzonder gebruikt en verwerkt om te voldoen aan de volgende gerechtvaardigde belangen:

• het bestrijden van verzekeringsfraude;
• het beheer van uw klachten, buitengerechtelijke beslechtingen, geschillen of uitoefening van verhaal;
• het beheer en de beveiliging van ons informatiesysteem om de continuïteit en de uitvoering van onze activiteit mogelijk te maken;
• vermijden van contracten met onbeheerde nalatenschap om de verzekeringsprestaties te kunnen uitkeren aan de aangeduide begunstigden of aan de erfgenamen van de verzekeringnemer.

4. Om uw toestemming in bepaalde specifieke gevallen na te leven

Voor bepaalde verwerkingen, wanneer ze niet overeenstemmen met de uitvoering en het beheer van het contract, met een wettelijke of reglementaire verplichting of met een gerechtvaardigd belang, is het verkrijgen van uw toestemming vereist.

U wordt dan ook gevraagd om specifiek toestemming te geven voor de verzameling en verwerking van uw gegevens voor welbepaalde doeleinden, zoals:

• het akkoord van de verzekeringnemer om zijn persoonsgegevens door te geven aan de verzekerde als deze laatste verschillend is van de verzekeringnemer of elke gevolmachtigde die van de verzekeringnemer een volmacht heeft gekregen om alle informatie over het contract te ontvangen, met uitsluiting van de medische gegevens, of elke overnemer bij leven en/of overlijden die door de verzekeringnemer in het contract is aangewezen;
• de overdracht van uw gegevens aan derde partners en aan de toeleverancier van Vitis Life wanneer die overdracht niet is toegestaan door de regelgeving;
• commerciële prospectie;
• cookies en andere tracers: de toegang tot de websites van Vitis Life kan ons ertoe aanzetten om ‘cookies’ te installeren op uw harde schijf waarmee we informatie over uw navigatie (geraadpleegde pagina’s, datum/uur van raadpleging) kunnen opslaan om uw gebruikerservaring te optimaliseren. U kunt zich verzetten tegen het gebruik van deze ‘cookies’ of uw keuzes wijzigen door ons cookiebeleid te raadplegen.

Met het oog op bovenstaande doeleinden delen wij uw persoonsgegevens aan de volgende ontvangers mee, als deze mededeling gerechtvaardigd is:

• onze medewerkers tewerkgesteld door Vitis Life en haar gemachtigde bijkantoren in het kader van de opdrachten die wij hen hebben toevertrouwd;
• de verzekeringsdistributeurs die u heeft gemachtigd om u advies te geven vóór de afsluiting van uw contract en tijdens de looptijd ervan;
• de herverzekeraars en toeleveranciers met wie Vitis Life contact onderhoudt in het kader van haar activiteit;
• de bewaarbanken en/of de financiële beheerders die belast zijn met de bewaring en/of het beheer van het interne fonds, onderliggend aan uw contract;
• de bankinstelling die u heeft uitgekozen om uw contract in pand te geven;
• de partijen bij het contract, namelijk uzelf in uw hoedanigheid van verzekeringnemer of de verzekerde als die verschilt van de verzekeringnemer of elke gevolmachtigde die van u een volmacht heeft gekregen om alle informatie over het contract te ontvangen, met uitsluiting van de medische gegevens, of elke overnemer bij leven en/of overlijden die u in uw contract heeft aangewezen;
• de gemachtigde medewerkers van de Groep Monceau waarvan Vitis Life deel uitmaakt met het oog op de naleving van de reglementering inzake de bestrijding van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme die op de Groep van toepassing is;
• de auditoren of fiscale vertegenwoordigers van Vitis Life;
• de bevoegde toezichthoudende of gerechtelijke overheden, de ombudsmannen, de bevoegde belastingadministraties, de personen die een belang verdedigen zoals advocaten, notarissen, deurwaarders, curatoren, voogden, en elke entiteit en persoon aangeduid door de reglementering zoals de administraties, gemachtigde derden, toezichthouders …

De verwerking alsook de hosting van de gegevens situeren zich in Luxemburg en België.

Wanneer de gegevens worden doorgegeven door derde partners, kunnen ze worden verwerkt en gehost buiten Luxemburg en België overeenkomstig de eerder beschreven doeleinden.

Als we uw gegevens buiten de Europese Economische Ruimte moeten doorgeven, zullen we dat doen in overeenstemming met de toegestane doeleinden.

Overeenkomstig de toepasselijke reglementering beschikt u over de volgende rechten:

Recht op inzage: u kunt op elk moment toegang vragen tot uw persoonsgegevens en een kopie krijgen van al uw persoonsgegevens die Vitis Life bezit.

Vitis Life behoudt zich het recht voor een redelijke vergoeding te vragen, berekend op basis van de administratieve kosten, voor elke bijkomende kopie die wordt aangevraagd.

Recht op verbetering: u heeft het recht om de verbetering te vragen van onjuiste informatie over u als de gegevens die Vitis Life bezit, verouderd of onjuist zijn.

Recht op wissing: als de bewaring van uw gegevens niet langer gerechtvaardigd lijkt, heeft u het recht om van Vitis Life de wissing van uw persoonsgegevens te verkrijgen onder de voorwaarden zoals bepaald in de reglementering.

Recht op beperking van de verwerking: wanneer de gegevens die op u betrekking hebben onjuist of niet langer relevant zijn voor de uitoefening van onze activiteit, kunt u vragen om het gebruik ervan te beperken met inachtneming van de voorwaarden die in de reglementering zijn vastgelegd.

Recht op overdraagbaarheid van uw gegevens: u kunt ons vragen om de persoonsgegevens over te dragen die wij voor de uitvoering van uw contract hebben verzameld of waarmee u heeft ingestemd in overeenstemming met de in de reglementering vastgelegde voorwaarden.

Recht van bezwaar: u heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om specifieke redenen, op voorwaarde dat Vitis Life niet beschikt over een legitieme reden die haar toestemming geeft om uw persoonsgegevens verder te verwerken.

Recht om uw toestemming in te trekken: wanneer u toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens, heeft u het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken op voorwaarde dat de verwerking uitsluitend op die toestemming is gebaseerd en Vitis Life niet over een legitieme reden beschikt die ons toestaat om uw persoonsgegevens verder te verwerken.

Recht om het lot van uw persoonsgegevens na uw overlijden te bepalen: u kunt ons uw richtlijnen bezorgen met betrekking tot het bewaren, wissen en communiceren van uw gegevens na uw overlijden.
Deze richtlijnen kunnen ook worden geregistreerd bij ‘een gecertificeerde digitale vertrouwde derde’. Die richtlijnen kunnen een persoon aanwijzen die belast is met de uitvoering ervan. Bij ontstentenis van een dergelijke persoon worden uw erfgenamen aangewezen.

Recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit: u heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit, namelijk die van het land van de Europese Economische Ruimte waar uw gebruikelijke verblijfplaats is gevestigd of de plaats waar de vermeende inbreuk op de regelgeving zou zijn gepleegd (in Luxemburg: CNPD (Commission Nationale pour la Protection des Données, nationale commissie voor gegevensbescherming)).

U kunt uw rechten uitoefenen door een schriftelijke aanvraag te richten aan onze functionaris voor gegevensbescherming, per e-mail of per post, met vermelding van uw naam, voornaam, contactgegevens en toevoeging van uw geldig identiteitsbewijs.

Vitis Life

Per post: 

Vitis Life S.A.
Service Réclamations
B.P. 803 – L-2018 Luxembourg

Via e-mail naar het e-mailadres: 

clientservices@vitislife.com

Vitis Life Belgian Branch

Per post: 

Vitis Life S.A. Belgian Branch
Service Réclamations
Jan Emiel Mommaertslaan, 20 B à B-1831 Diegem

Via e-mail naar het e-mailadres: 

belgianbranch@vitislife.com

Elke klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens kan worden gestuurd naar het hierboven vermelde postadres en e-mailadres of naar de gegevensbeschermingsautoriteit, namelijk CNPD, 1, Avenue du Rock ‘n’ Roll, 4361 Esch-sur-Alzette, Grand-Duché de Luxembourg (www.cnpd.lu).

Persoonsgegevens mogen slechts voor een beperkte tijd worden bewaard.

Deze duur wordt bepaald afhankelijk van het doel van de verwerking of in functie van reglementaire verplichtingen.

De gegevens die noodzakelijk zijn voor het beheer van uw contract en de bijbehorende diensten worden bewaard gedurende de hele looptijd van uw contract en tot het verstrijken van de wettelijke verjaringstermijnen.

De bewaartermijnen kunnen worden verlengd door de wet of in geval van betwisting, geschillen of om bijvoorbeeld een begunstigde van een overlijdenskapitaal te kunnen opsporen.

Het is onze prioriteit om uw persoonsgegevens te beschermen en beveiligen tegen inbreuken.

Een inbreuk in verband met persoonsgegevens is een inbreuk op de beveiliging die, per ongeluk of op onrechtmatige wijze, leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of tot de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens.

De technologieën, organisatorische maatregelen en beveiligingsbeleidslijnen van Vitis Life hebben tot doel elke inbreuk op uw gegevens te voorkomen.

Om die veiligheid en de vertrouwelijkheid van uw gegevens te verbeteren, beschikt Vitis Life over systemen voor beperkte toegang tot de gegevens die enkel zichtbaar zijn voor personeel dat gemachtigd is om ze te verwerken in het kader van de uitvoering en het beheer van uw contracten of voor de Distributeur die u advies geeft.

Niettegenstaande al deze voorzorgsmaatregelen kan Vitis Life niet garanderen dat er geen enkele inbreuk op de gegevens wordt gepleegd.

Ingeval uw bij Vitis Life bewaarde persoonsgegevens in het gedrang zouden komen, zal hiervan een kennisgeving worden gedaan aan de toezichthoudende autoriteit en indien nodig aan de betrokkenen, met inachtneming van de toepasselijke reglementering.

Deze kennisgeving kan op elk moment worden bijgewerkt, met name bij wijzigingen in de wettelijke en reglementaire context.

Ze kan worden geraadpleegd op onze website www.vitislife.com of worden aangevraagd via clientservices@vitislife.com.