Protezione dei dati

Per «dati personali» si intende «qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile; si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento ad un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online, o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale».

Per «trattamento» si intende «qualsiasi operazione o insieme di operazioni compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, la diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione».

Per «titolare del trattamento» si intende «la persona fisica, giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo cui competono, anche unitamente ad altro titolare, le decisioni in ordine alle finalità, alle modalità del trattamento…».

Per «violazione dei dati personali» si intende «una violazione di sicurezza che comporta, accidentalmente o in modo illecito, la distruzione, la perdita, la modifica o la divulgazione non autorizzata o l’accesso ai dati personali trasmessi, conservati o comunque trattati ».

Vitis Life S.A., comprese le proprie succursali, utilizza i vostri dati personali in qualità di Titolare del trattamento. In tale veste, abbiamo nominato un responsabile della protezione dei dati, i cui dati di contatto sono riportati nell’articolo 7.

Raccogliamo e trattiamo i seguenti dati se necessario per lo svolgimento della nostra attività al fine di concludere e gestire correttamente i vostri contratti.
I dati che ci affidate direttamente o tramite il vostro intermediario assicurativo, il vostro rappresentante legale o il vostro agente, possono riguardare:

• dati di identificazione (es. nome, carta d’identità e passaporto, permesso di soggiorno o visto, nazionalità, data e luogo di nascita, sesso, fototessera, ecc.);
• dati di contatto (es. indirizzo postale ed e-mail, numero di telefono, numero di fax);
• dati relativi alla situazione economica, patrimoniale, finanziaria e fiscale, come il vostro reddito, il vostro patrimonio mobiliare e immobiliare, il vostro numero di conto, il vostro codice fiscale, ecc.;
• dati relativi alla situazione familiare, in particolare la situazione matrimoniale, eventualmente il regime patrimoniale, la composizione del nucleo familiare, ecc.;
• dati relativi alla situazione professionale, quali la professione, il campo di attività, ecc.;
• dati necessari per la lotta alle frodi assicurative, al riciclaggio di denaro e al finanziamento del terrorismo;
• dati particolari o sensibili, come i dati relativi a infrazioni, i dati sulla salute, ecc.

I dati da noi raccolti o generati possono riguardare in particolare:

• dati necessari a valutare il rischio;
• dati relativi ai contratti stipulati con Vitis Life, come il numero identificativo del cliente, dell’assicurato, del contratto, ecc.;
• dati di connessione e di tracciabilità, come ad esempio il tracciamento delle pagine consultate (cookie);

Dati derivanti dalle vostre interazioni con noi (es. e-mail, conversazione telefonica, corrispondenza, richiesta di informazioni e di documenti).

I vostri dati sono trattati in modo lecito, corretto, trasparente e appropriato per le finalità di seguito indicate.

Il trattamento è considerato lecito nella misura in cui esso è:

• necessario per l’esecuzione di un contratto di cui siete parte o per l’esecuzione di misure precontrattuali adottate a vostra richiesta;
• necessario al rispetto di un obbligo legale al quale Vitis Life è soggetta;
• necessario per i legittimi interessi perseguiti da Vitis Life;
• consentito da parte vostra nel caso in cui nessuna delle tre esigenze di cui sopra trovi applicazione.

Questi dati personali sono necessari per la conclusione e l’esecuzione del contratto. Senza questi dati personali, Vitis Life non sarà in grado di concludere, gestire o eseguire il vostro contratto. In questo caso, Vitis Life si riserva il diritto di non dare seguito alle vostre richieste fino a quando la nostra società non avrà a disposizione le informazioni necessarie per elaborarle.

1. Per dare esecuzione al vostro contratto

Utilizziamo e trattiamo i vostri dati personali per operazioni relative all’esecuzione del vostro contratto quali:

• la sottoscrizione di un contratto, l’analisi e l’accettazione della sottoscrizione;
• la gestione e l’esecuzione del vostro contratto dalla fase precontrattuale fino alla risoluzione;
• la gestione dei reclami, degli accordi stragiudiziali, dei contenziosi o dei ricorsi;
• la comunicazione di informazioni al vostro distributore assicurativo;
• la comunicazione di informazioni relative all’apertura di un conto bancario presso la banca depositaria e/o il gestore finanziario incaricato della gestione del vostro fondo interno;
• la comunicazione di informazioni relative ai contratti, come indicato all’articolo 5;
• il trattamento fiscale applicabile al vostro contratto;
• l’esame, la valutazione, il controllo e il monitoraggio dei rischi;
• l’invio di una newsletter a fini non commerciali: questo servizio permette di tenervi informati sulle novità di Vitis Life. Gli indirizzi di posta elettronica raccolti in questo ambito saranno usati esclusivamente per inviarvi la nostra newsletter. Potrete cancellare la vostra iscrizione in qualsiasi momento usando l’apposito link presente in ogni e-mail con cui ricevete la newsletter.

2. Per soddisfare gli obblighi legali e regolamentari

I vostri dati sono trattati anche per soddisfare gli obblighi legali e regolamentari a cui siamo soggetti, quali:

• la conoscenza e le esigenze dei nostri clienti;
• la lotta al riciclaggio di denaro e al finanziamento del terrorismo;
• la prevenzione della frode;
• l’individuazione e la tutela dei clienti vulnerabili;
• le dichiarazioni obbligatorie alle autorità e alle amministrazioni pubbliche, come le dichiarazioni fiscali;
• la risposta a richieste ufficiali di un’autorità pubblica o giudiziaria debitamente autorizzata;
• l’individuazione e l’identificazione dei contratti non reclamati (contratti dormienti);
• l’analisi attuariale e statistica e qualsiasi rapporto di attività derivante dalla normativa prudenziale o da un’autorità.

3. Per perseguire un interesse legittimo

I vostri dati personali sono utilizzati e trattati in particolare per soddisfare i seguenti interessi legittimi:

• lotta alla frode assicurativa;
• gestione dei reclami, degli accordi stragiudiziali, delle controversie giudiziarie o dell’esercizio del diritto di regresso;
• gestione e sicurezza del nostro sistema informatico per consentire la continuità e l’esecuzione della nostra attività;
• evitare i contratti non reclamati (contratti dormienti) per poter versare le prestazioni assicurative ai beneficiari designati o agli eredi del contraente.

4. Per rispettare il vostro consenso in alcuni casi specifici

Alcuni trattamenti, quando non corrispondono all’esecuzione e alla gestione del contratto, a un obbligo legale o regolamentare o a un interesse legittimo, richiedono il vostro consenso.

A tal fine, vi sarà chiesto di dare il vostro specifico consenso alla raccolta e al trattamento dei vostri dati per finalità specifiche, quali:

• il consenso del contraente a trasmettere i suoi dati personali all’assicurato se diverso dal contraente o a un suo delegato che abbia ricevuto un mandato dal contraente a ricevere tutte le informazioni sul contratto, a eccezione dei dati medici, o a un eventuale cessionario in caso di vita e/o di decesso designato dal contraente nel contratto;
• il trasferimento dei vostri dati a partner terzi e al subappaltatore di Vitis Life, qualora tale trasferimento non sia autorizzato dalla legge;
• la ricerca di nuovi clienti;
• cookie e altri dispositivi di tracciamento: l’accesso ai siti internet di Vitis Life può richiedere l’installazione di “cookie” da parte nostra sul vostro disco fisso per registrare informazioni sulla vostra navigazione (pagine visualizzate, data/ora di visualizzazione, ecc.) allo scopo di ottimizzare la vostra esperienza. Potete opporvi all’uso di questi “cookie” o modificare le vostre scelte consultando la nostra informativa sui cookie.

Per adempiere alle finalità di cui sopra, comunichiamo i vostri dati personali, qualora tale comunicazione sia giustificata, ai seguenti destinatari:

• ai nostri collaboratori impiegati da Vitis Life e dalle sue filiali, autorizzati nell’ambito delle missioni che abbiamo loro affidato;
• ai distributori assicurativi che avete incaricato di consigliarvi prima di stipulare il vostro contratto e durante il periodo di validità dello stesso;
• ai riassicuratori e ai subappaltatori con i quali Vitis Life ha rapporti nel corso della sua attività;
• alle banche depositarie e/o ai gestori finanziari incaricati del deposito e/o della gestione del fondo interno sottostante al vostro contratto;
• all’istituto bancario al quale avete deciso di dare in pegno il vostro contratto;
• alle parti del contratto, vale a dire a voi in qualità di contraente del contratto o all’assicurato se diverso dal contraente o a un eventuale delegato che abbia ricevuto un mandato da parte vostra per ricevere tutte le informazioni sul contratto, ad eccezione dei dati medici, o a un eventuale cessionario in caso di vita e/o di decesso da voi designato nel vostro contratto;
• ai dipendenti autorizzati all’interno del Gruppo Monceau, di cui Vitis Life fa parte, allo scopo di rispettare la normativa contro il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo applicabile al Gruppo;
• ai revisori dei conti o ai rappresentanti fiscali di Vitis Life;
• alle autorità di vigilanza o giudiziarie competenti, ai mediatori, alle amministrazioni fiscali competenti, alle persone con un interesse giustificato, come avvocati, notai, ufficiali giudiziari, curatori, tutori, e qualsiasi entità e persona designata dai regolamenti come amministrazioni, terzi autorizzati, autorità di vigilanza, ecc

I dati sono trattati e conservati in Lussemburgo e in Belgio.

Quando i dati vengono trasmessi da partner terzi, essi possono essere trattati e conservati al di fuori del Lussemburgo e del Belgio in conformità alle finalità sopra descritte.

Se dovessimo trasferire i vostri dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, lo faremo in conformità alle finalità consentite.

In conformità alla normativa vigente, avete i seguenti diritti.

Diritto di accesso: potete in qualsiasi momento richiedere l’accesso ai vostri dati personali e ottenere l’invio di una copia dell’insieme dei vostri dati personali in possesso di Vitis Life.

Vitis Life si riserva il diritto di esigere una somma ragionevole basata sui costi amministrativi per ogni copia aggiuntiva richiesta.

Diritto di rettifica: avete il diritto di richiedere la rettifica di informazioni inesatte che vi riguardano se le informazioni in possesso di Vitis Life sono obsolete o erronee.

Diritto alla cancellazione: se la conservazione dei vostri dati non appare più giustificata, avete il diritto di ottenere da Vitis Life la cancellazione dei vostri dati personali secondo le condizioni definite dalla normativa.

Diritto di limitazione di trattamento: quando i dati che vi riguardano sono inesatti o non rilevanti per l’esercizio della nostra attività, potete richiedere la limitazione del loro utilizzo nel rispetto delle condizioni definite dalla normativa.

Diritto alla portabilità dei dati: potete chiederci di trasmettere i dati personali da noi raccolti per l’esecuzione del vostro contratto o ai quali avete acconsentito nel rispetto delle condizioni definite dalla normativa.

Diritto di opposizione: avete il diritto di opporvi al trattamento dei vostri dati personali per motivi specifici, a condizione che Vitis Life non abbia un motivo legittimo per continuare a trattare i vostri dati personali.

Diritto di revocare il consenso: se avete dato il consenso al trattamento dei vostri dati personali, avete il diritto di revocarlo in qualsiasi momento, a condizione che il trattamento si basi esclusivamente sul vostro consenso e che Vitis Life non abbia un motivo legittimo per continuare a trattare i vostri dati personali.

Diritto di definire le sorti dei vostri dati personali dopo la vostra morte: potete darci istruzioni relative alla conservazione, alla cancellazione e alla divulgazione dei dati dopo il vostro decesso.
Queste istruzioni potranno essere anche registrate presso un “terzo di fiducia digitale certificato”. Queste istruzioni possono inoltre prevedere una persona incaricata della loro esecuzione, in caso contrario verranno nominati i vostri eredi.

Diritto di presentare un reclamo a un’autorità di vigilanza: avete inoltre il diritto di presentare un reclamo presso un’autorità di vigilanza competente, ossia quella del Paese dello Spazio Economico Europeo in cui risiedete abitualmente o del luogo in cui si presume sia stata commessa una violazione delle norme (in Lussemburgo, “Commission Nationale pour la Protection des Données” (CNPD)).

Potete esercitare i vostri diritti inviando una richiesta scritta al nostro responsabile della protezione dei dati per e-mail o per posta, indicando il vostro cognome, nome, i dati di contatto e il vostro documento di identità in corso di validità.

Vitis Life

Per posta:

Vitis Life S.A.
Service Réclamations
B.P. 803 – L-2018 Luxembourg

Per posta elettronica all’indirizzo e-mail:

clientservices@vitislife.com

Vitis Life Belgian Branch

Per posta:

Vitis Life S.A. Belgian Branch
Service Réclamations
Jan Emiel Mommaertslaan, 20 B à B-1831 Diegem

Per posta elettronica all’indirizzo e-mail:

belgianbranch@vitislife.com

Qualsiasi reclamo relativo al trattamento dei vostri dati personali può essere inviato all’indirizzo postale ed e-mail riportati sopra o all’autorità per la protezione dei dati personali, vale a dire la CNPD, 1, Avenue du Rock’n’Roll, 4361 Esch-sur-Alzette, Granducato di Lussemburgo (www.cnpd.lu).

I dati personali possono essere conservati solo per un periodo di tempo limitato.

Tale durata è determinata in base alla finalità del trattamento o in funzione degli obblighi normativi.

I dati necessari per la gestione del vostro contratto e dei servizi connessi sono conservati per tutta la durata del contratto e fino alla scadenza dei termini di prescrizione legale.

I periodi di conservazione possono essere prolungati per legge o in caso di contestazione, di contenzioso o per consentire, ad esempio, la ricerca di un beneficiario di una prestazione in caso di decesso.

La nostra priorità è quella di preservare e tutelare i vostri dati personali da qualsiasi violazione.

Una violazione dei dati personali è una violazione della sicurezza che comporti, in modo accidentale o illecito, la distruzione, la perdita, l’alterazione o la divulgazione non autorizzata di dati personali trasmessi, conservati o comunque trattati, o l’accesso non autorizzato a tali dati.

Le tecnologie, le misure organizzative e le politiche di sicurezza implementate da Vitis Life hanno lo scopo di prevenire qualsiasi violazione dei dati.

Per aumentare la sicurezza e la riservatezza dei vostri dati, Vitis Life possiede dispositivi di accesso limitato ai dati, che possono essere visualizzati esclusivamente dal personale autorizzato a trattarli nell’ambito dell’esecuzione e della gestione dei vostri contratti o dal distributore che vi consiglia.

Tutte queste misure precauzionali non consentono a Vitis Life di garantire l’assenza di violazioni dei dati.

Nel caso in cui i vostri dati personali in possesso di Vitis Life dovessero risultare compromessi, ne verrà data notifica all’autorità di vigilanza e, se del caso, alle persone interessate in conformità alla normativa vigente.

La presente informativa può essere aggiornata in qualsiasi momento, in particolare in caso di modifiche del contesto giuridico e normativo ed è accessibile sul nostro sito internet www.vitislife.com o, su richiesta, all’indirizzo clientservices@vitislife.com.