LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE
Durant notre entretien avec Séverine AGNES, IT Officer – Product owner / Business analyst au sein de Vitis Life, nous avons pu mettre en exergue des questions usuelles afin de mieux comprendre le fonctionnement de notre signature électronique et vous en présenter les avantages.
LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE, QU’EST-CE QUE C’EST ?
La signature électronique est un procédé qui permet de signer des documents dématérialisés de manière sécurisée. Elle permet d’une part d’authentifier la personne qui signe, d’autre part de récolter le consentement du signataire sur le contenu du document. Et également de s’assurer que le document n’a pas subi de modification après signature. À ce titre, nous pourrions même la considérer comme plus sécurisée qu’une signature manuscrite. Ses caractéristiques font qu’elle est utilisable en ligne et peut ainsi être utilisée à distance.
POURQUOI VITIS LIFE A MIS EN PLACE LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE ?
C’était indispensable pour Vitis Life de mettre en place cette solution afin de poursuivre son processus de digitalisation. Certains partenaires ont appuyé cette demande dans le contexte d’une démarche « zéro papier » ou « tout dématérialisé ». Cette initiative a prouvé son efficacité et son utilité avec une utilisation qui ne cesse de s’accroître.
QUELLE SOLUTION DE SIGNATURE ÉLECTRONIQUE CHEZ VITIS LIFE ?
Plusieurs acteurs sont présents sur le marché. Vitis Life a choisi la solution EVA de la société Nowina Solutions car elle répond à notre business model orienté BtoBtoC : ce sont nos partenaires intermédiaires qui font signer les demandes (souscription, rachat etc…) à nos clients. Avec EVA, Vitis Life offre un service de signature électronique à ses partenaires qui souhaitent la proposer à ses clients.
La solution EVA est architecturée en domaine, créant ainsi des espaces dédiés à chacun de nos intermédiaires, ce qui leur permet de faire signer des documents de manière confidentielle. L’intermédiaire gère ainsi seul son domaine et est responsable des accès qu’il donne, par exemple aux collaborateurs de sa société.
De plus, cette solution nous permet d’héberger et de stocker les données relatives à la signature électronique de nos documents sur nos propres serveurs, à Luxembourg. Nous offrons ainsi un niveau de sécurité optimal grâce à notre maîtrise de l’infrastructure et des processus de signature.
COMMENT FONCTIONNE-T-ELLE ?
Notre signature électronique est de niveau avancé conformément à la réglementation européenne eIDAS. Ce niveau détermine son fonctionnement. Lorsqu’un intermédiaire demande à un client de signer des documents au format pdf, celui-ci reçoit tout d’abord un e-mail avec un lien d’accès aux documents. Pour consulter les documents, il doit encoder un OTP (One Time Password) reçu sur son téléphone qui lui permet de s’authentifier. Ensuite, après avoir lu les documents, le client doit encoder un code de signature, également reçu sur son téléphone, pour signer les documents de manière électronique.
Tous nos documents signés intègrent un certificat « timestamp », c’est-à-dire un horodatage qui prouve que le document a existé sous cette forme et avec son contenu à l’heure et à la date de la signature. Ce « timestamp » est qualifié par une autorité reconnue par l’Union Européenne. Enfin des contrôles cryptographiques sont effectués afin de vérifier que le document n’a pas été altéré après signature, permettant ainsi de s’assurer de l’intégrité du document.
LA LÉGISLATION EN VIGUEUR IMPOSE-T-ELLE UN NIVEAU DE SIGNATURE ÉLECTRONIQUE SPÉCIFIQUE ?
Non, chaque entreprise choisit le niveau de signature (simple, avancée, qualifiée) qu’elle souhaite proposer, en fonction de son activité et de son niveau d’exigence. La signature simple ne permet pas d’identifier le signataire, elle n’est donc pas suffisamment sécurisée pour notre marché de l’assurance vie. La signature avancée est la plus préconisée pour notre secteur d’activité notamment car elle est reconnue en cas de litige et est plus accessible pour le client face à une signature qualifiée qui nécessite elle l’utilisation d’un dispositif d’identification certifié (comme un token ou une pièce d’identité à puce). Grâce aux différents certificats inhérents à notre signature et aux systèmes de sécurité que nous avons mis en place, celle-ci ne peut être contestée.
COMMENT SONT CONSERVÉS LES DOCUMENTS UNE FOIS QU’ILS SONT SIGNÉS ÉLECTRONIQUEMENT ?
Chez Vitis Life, les documents signés sont stockés et archivés dans notre système de gestion électronique de document (GED). Une fois les documents signés, le client peut les télécharger s’il souhaite conserver une copie. Tous les documents sont stockés sur nos propres serveurs au Luxembourg, pour encore plus de sécurité.
COMMENT LE PRENEUR D’ASSURANCE ACCÈDE-T-IL AUX DOCCUMENTS À SIGNER ?
Le client reçoit un e-mail l’informant qu’il a des documents à signer. En cliquant sur le lien présent dans cet e-mail, il arrive sur le portail de signature où il doit d’abord s’authentifier. Il reçoit pour cela un code par SMS. La plateforme est accessible sur ordinateur, sur tablette ou sur mobile. Ainsi, l’accès est possible à toute personne qui possède une adresse e-mail et un numéro de téléphone portable (indispensables pour l’authentification à double facteurs ainsi que pour signer).
COMMENT LE CLIENT SIGNE-T-IL LES DOCUMENTS ÉLECTRONIQUEMENT ?
Une fois qu’il a accédé aux documents et qu’il en a pris connaissance, il peut apposer sa signature électronique. Pour cela, il clique sur le bouton « signer » puis est invité à saisir le code de signature qu’il a reçu sur son téléphone portable au préalable. Une fois validé, le document est signé.
QUELS SONT LES AVANTAGES POUR LES SIGNATAIRES À UTILISER LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE ?
Une fois que le distributeur a rencontré son client en vue de procéder à ses obligations d’identification, les signataires (le distributeur ainsi que le client final) n’ont plus besoin de se déplacer et ils peuvent donc signer à distance. Le client peut consulter à tout moment le document et prendre le temps qui lui est nécessaire pour signer. De plus, la signature électronique permet de signer divers documents pour le même dossier ; exemples : documents MiFID, KYC, AML… C’est à dire tout types de documents ou contrats. C’est un gain de temps pour les deux parties.
Cette solution 100% en ligne permet d’accélérer les échanges et les retours. Les documents sensibles signés sont directement accessibles par Vitis Life, évitant ainsi de les faire transiter par des canaux non sécurisés (e-mail, courrier papier…).
