Wettelijke vermeldingen en regelgevende informatie

Dit cookiebeleid is van toepassing op de (publieke en beveiligde) website van Vitis Life, tenzij anders vermeld op de website.

Voor zover cookies bepaalde persoonsgegevens verzamelen, treedt Vitis Life op als verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Voor algemene informatie over de manier waarop Vitis Life deze persoonsgegevens gebruikt, verwijzen wij u naar de Verklaring inzake de Bescherming van uw persoonsgegevens.

Een cookie is een klein tekstbestand in alfanumeriek formaat dat geplaatst wordt op de harde schijf van uw computer, tablet, smartphone of elk ander toestel dat tijdens het bezoek aan een website verbinding kan maken met het internet. Telkens u deze website opnieuw bezoekt, leest de (web)server de informatie in de cookie die eerder op uw toestel werd opgeslagen.

Naast cookies kan onze website ook gebruikmaken van andere technologieën met vergelijkbare functies. In dit beleid verwijst de term ‘cookie’ naar elke technologie die gebruikt wordt om informatie op uw apparaat op te slaan en te lezen.

Onze website gebruikt cookies uitsluitend met het oog op zijn werking en om uw gebruikerservaring te optimaliseren.

• We gebruiken cookies die strikt noodzakelijk zijn voor de levering van de dienst die u uitdrukkelijk heeft gevraagd.
• We gebruiken cookies om uw surfgedrag op onze website globaal en geanonimiseerd te analyseren.
• We zullen echter geen andere soorten cookies gebruiken zonder uw uitdrukkelijke en specifieke toestemming. U kunt deze toestemming zonder probleem op elk moment intrekken.

Meer informatie over de verschillende soorten cookies die op onze website kunnen worden gebruikt, vindt u in punt 3. Meer informatie over hoe u cookies kunt aanvaarden of weigeren, vindt u in de punten 8 en 9.

Vitis Life maakt gebruik van verschillende soorten cookies, waarvan u hierna het doel vindt, samen met een korte beschrijving en een geldigheidsduur/bewaartermijn:

3.1. Cookies noodzakelijk voor de navigatie

Dankzij dit type cookies kan de gebruiker op onze website surfen en de verschillende functies ervan gebruiken.
Zonder deze cookies zou de website niet correct werken en zou de gebruiker de functies niet kunnen gebruiken.

Dit soort cookies is ook nodig om de identificatie en toegang tot de account van een gebruiker te garanderen.
De geldigheidsduur van deze cookies bedraagt 13 maanden.

Volgens de wet mogen we cookies alleen op uw apparaat opslaan als ze strikt noodzakelijk zijn voor de werking van deze website. Voor alle andere soorten cookies hebben we uw toestemming nodig.

3.2. Functionele cookies

We gebruiken technische en functionele cookies die de keuzes en selecties onthouden die u heeft gemaakt tijdens een vorig bezoek aan onze website. Zo hoeft u uw voorkeuren niet telkens opnieuw in te stellen. Voor onze website kunt u zich altijd gemakkelijk verzetten tegen het gebruik van dit soort cookies door ze uit te schakelen in uw browserinstellingen. In dat geval kunnen wij u echter niet de beste gebruikerservaring garanderen en is het mogelijk dat de site of bepaalde delen van de site niet (correct) werkt/werken en dat de door u gevraagde diensten of bepaalde diensten niet kunnen worden verstrekt.

3.3. Analytische cookies

Bovendien maakt onze website gebruik van analytische cookies voor geanonimiseerde en geaggregeerde statistieken. Deze cookies analyseren uw surfgedrag op onze website en ook dat van andere gebruikers. Ze helpen ons het verkeer op en de algemene werking van de website te verbeteren, navigatieproblemen en andere technische storingen op te sporen enz. Analytische cookies individualiseren niemand in het bijzonder en worden niet gebruikt voor direct marketing of andere doeleinden van derden. U kunt zich altijd gemakkelijk verzetten tegen het gebruik van deze cookies door ze uit te schakelen in uw browserinstellingen.

3.4. Third-party cookies voor een betere interactiviteit van de website

De cookies die op onze website kunnen worden gebruikt, sturen geen gegevens door naar derden voor hun eigen doeleinden, tenzij u specifiek heeft ingestemd met de categorie cookies die gegevens delen met derden.

Deze cookies zijn plug-ins die door derden worden aangeboden (bijvoorbeeld LinkedIn, YouTube enz.) voor bepaalde functies die op onze website aanwezig zijn of die in de toekomst kunnen worden toegevoegd, bijvoorbeeld het pictogram ‘Delen’ van LinkedIn, YouTube enz.

Deze plug-ins worden geplaatst en volledig gecontroleerd door derden en kunnen door hen worden gebruikt om uw (persoons)gegevens (bijvoorbeeld uw IP-adres) en informatie over uw surfgedrag te verzamelen voor doeleinden eigen aan deze derden (bijvoorbeeld direct marketing, analytisch of marktonderzoek door deze derden), ook al gebruikt u deze functionaliteiten niet en bezoekt u gewoon onze site. Dat is zelfs het geval wanneer u geen account hebt bij het betrokken sociale netwerk. Als derden deze cookies gebruiken op andere websites en applicaties, kunnen ze u traceren op verschillende sites en toepassingen en de verzamelde gegevens combineren om uw profiel in de loop der tijd op punt te stellen.

Omdat deze cookies volledig door derden worden gecontroleerd, kan Vitis Life geen controle uitoefenen over de manier waarop ze deze cookies beheren, noch over het gebruik van de via deze weg verzamelde (persoons)gegevens.

We raden u dan ook aan om de privacyverklaring en het cookiebeleid van die derden te lezen voor meer informatie over het gebruik van uw persoonsgegevens en de toepassing van cookies.

Deze cookies worden niet gebruikt zonder uw toestemming via uw cookie-instellingen. U heeft toegang tot de instellingen van de cookies via elke pagina van de website of in de instellingen van uw app.

Wat als u deze cookies niet aanvaardt?

• We garanderen u dat de via de cookies verzamelde persoonsgegevens niet worden doorgegeven aan derden voor hun eigen doeleinden;
• Maar de functionaliteit zal niet beschikbaar zijn op onze website (de icoontjes ‘delen’ en ‘like’ zijn bijvoorbeeld uitgeschakeld en het zal niet mogelijk zijn om op onze website een video af te spelen via Vimeo of YouTube);
• U kunt de betreffende video echter altijd rechtstreeks bekijken op de website of in de app van die derde door op de bijgevoegde link te klikken.

Hieronder vindt u een overzicht van de cookies van deze categorie die de website van Vitis Life kan gebruiken:

Onze website is zodanig ontworpen dat u de controle behoudt over het opslaan en het lezen van cookies op uw toestel.

U bent vrij om alle of een deel van de cookies op onze volledige website te aanvaarden of te weigeren, en u behoudt altijd de mogelijkheid om de instellingen van de cookies te wijzigen.

Als u akkoord gaat met het gebruik van cookies, betekent dit dat cookies kunnen worden geïnstalleerd en gelezen bij elk bezoek aan de website van Vitis Life op eenzelfde toestel. Uw toestemming (per toestel) geldt voor een beperkte periode (zes maanden).

Als u cookies weigert, heeft u nog steeds toegang tot onze website, maar dan kunnen wij u niet de beste gebruikerservaring garanderen en dan is het mogelijk dat bepaalde functies of (delen van) onze website en onze toepassing niet (goed) werken.

U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment wijzigen. Volg hiervoor deze procedures:

5.1  Bij uw eerste bezoek

Wanneer u voor het eerst een website bezoekt op een toestel, verschijnt er een venster waarin u wordt gevraagd of u akkoord gaat met het gebruik van alle cookies op de website van Vitis Life of u zich hiertegen verzet en meer informatie wenst te ontvangen.

Als u meer informatie wenst, verschijnt een tweede scherm waarin:

• U het type of de categorie cookies ziet die worden gebruikt om uw gebruikerservaring te optimaliseren (zie punt 3 voor meer informatie over de categorieën cookies), tenzij u die cookies uitschakelt in uw browserinstellingen zoals beschreven in punt 5.4 hierna; en waarin;
• U kunt aangeven of u al dan niet instemt met het gebruik van twee categorieën cookies: de categorie cookies waarmee wij uw surfgedrag op onze website kunnen analyseren om u een meer persoonlijke ervaring te bieden en de categorie cookies die gegevens aan derden doorgeven (zie punt 3 voor meer informatie over de categorieën van cookies).

De informatie in dit tweede venster verdwijnt pas wanneer u uw toestemming of weigering voor elk van deze twee types of categorieën cookies heeft gegeven, of wanneer u het venster sluit en zo alle cookies van het eerste venster aanvaardt.

Nadat u uw keuze heeft gemaakt, kunt u verder surfen op onze website.

Als u heeft ingestemd met het gebruik van alle of een deel van de cookies, impliceert dit ook dat u aanvaardt om de desbetreffende categorie van cookies te ontvangen en dat deze cookies vervolgens worden gelezen bij elk bezoek aan de website van Vitis Life (met inbegrip van alle websites van Vitis Life en alle publieke of private zones van voormelde websites) op eenzelfde toestel. Voor een volledige lijst van cookies waarvoor uw toestemming geldig is, verwijzen we u naar de pagina met cookie-instellingen.

Opgelet: ook al heeft u ingestemd met het gebruik van alle of een deel van de cookies, toch kan Vitis Life deze pas gebruiken als ze niet zijn uitgeschakeld in de instellingen van uw browser.

5.2.   Na uw eerste bezoek

Als u de website van Vitis Life bezoekt nadat u uw cookievoorkeuren heeft meegedeeld bij uw eerste bezoek aan onze website op eenzelfde toestel, worden die voorkeuren niet meer gevraagd (tenzij uw toestemming niet meer geldig is).

U behoudt echter de volledige controle over uw cookie-instellingen en u kunt uw cookievoorkeuren op elk moment eenvoudig wijzigen door onderaan elke website op ‘Cookiebeheer’ te klikken.

5.3.  Na de geldigheidsperiode

Uw toestemming (per toestel) is beperkt in de tijd (6 maanden). Na het verstrijken van deze geldigheidsperiode worden uw cookievoorkeuren opnieuw gevraagd.

5.4.  In de instellingen van uw browser

De meeste webbrowsers zijn standaard zo geconfigureerd dat ze cookies automatisch aanvaarden. U kunt uw browserinstellingen altijd wijzigen door uw voorkeuren aan te passen om cookies geheel of gedeeltelijk te aanvaarden of te weigeren, om reeds opgeslagen cookies te wissen of om een melding te ontvangen wanneer er een cookie is geïnstalleerd.

Raadpleeg voor meer informatie de documentatie van de fabrikant van uw browser.

Ja, u kunt uw toestemming altijd eenvoudig intrekken op elke pagina van de website, in de instellingen van uw browser. Meer informatie over hoe u cookies geheel of gedeeltelijk kunt aanvaarden of weigeren, vindt u in de punten 4 en 5.  In de instellingen van uw browser kunt u ook de cookies wissen die al op uw toestel zijn opgeslagen (punt 7).

Ja, u kunt de cookies die al op uw toestel zijn opgeslagen ook wissen via de instellingen van uw browser. Om technische redenen kunnen de al opgeslagen cookies niet door ons in uw plaats worden gewist.

Nee, tenzij u heeft ingestemd met het gebruik van cookies die het delen van uw persoonsgegevens met derden toestaan (meer informatie over de categorieën cookies die door onze website kunnen worden gebruikt, vindt u in punt 3).

In onze Privacyverklaring.

U wordt op de hoogte gebracht van updates van dit cookiebeleid via een informatievenster dat verschijnt wanneer u onze website bezoekt. Als de update een belangrijke verandering inhoudt (bijvoorbeeld het wijzigen van de categorieën cookies die worden gebruikt enz.), worden uw cookievoorkeuren opnieuw gevraagd.

Het begrip ‘persoonsgegevens’ verwijst naar ‘alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Wordt geacht een identificeerbare natuurlijke persoon te zijn, een natuurlijke persoon die rechtstreeks of onrechtstreeks kan worden geïdentificeerd, met name door te verwijzen naar een identificerend kenmerk zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificatie dan wel een of meerdere specifieke elementen die eigen zijn aan zijn fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit.’

Het begrip ‘verwerking’ heeft betrekking op ‘elke handeling of alle handelingen die al dan niet worden gesteld met behulp van procedés die worden geautomatiseerd en worden toegepast op bepaalde of alle persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, organiseren, structureren, bewaren, aanpassen of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, communiceren via overdracht, verspreiden of het op enigerlei andere manier ter beschikking stellen, linken of verbinden, beperken, wissen of vernietigen.’

Het begrip ‘verwerkingsverantwoordelijke’ heeft betrekking op ‘de natuurlijke of rechtspersoon, de publieke overheid, de dienst of een ander organisme die/dat, alleen of samen met anderen, het doel en de wijzen van de verwerking bepaalt …’

Het begrip ‘inbreuk in verband met persoonsgegevens’ heeft betrekking op ‘een inbreuk op de beveiliging die, per ongeluk of op onrechtmatige wijze, leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of tot de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens’.

Vitis Life S.A., met inbegrip van haar bijkantoren, gebruikt uw persoonsgegevens in haar hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke. Daarom hebben wij een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld van wie de contactgegevens zijn opgenomen in artikel 7.

We verzamelen en verwerken de volgende gegevens wanneer ze nodig zijn voor de uitvoering van onze activiteit, om ons met name in staat te stellen uw contracten af te sluiten en te beheren:
De gegevens die u ons rechtstreeks of via uw verzekeringstussenpersoon, uw wettelijke vertegenwoordiger of uw gevolmachtigde toevertrouwt, kunnen betrekking hebben op:

• identificatiegegevens (bv. naam, identiteitskaart en paspoort, verblijfsvergunning of visum, nationaliteit, geboortedatum en -plaats, geslacht, pasfoto …);
• contactgegevens (bv. postadres en e-mailadres, telefoonnummer, faxnummer);
• gegevens over de economische, vermogensrechtelijke, financiële en fiscale situatie, zoals uw inkomsten, uw roerend en onroerend vermogen, uw rekeningnummer, uw fiscaal identificatienummer …;
• gegevens over de gezinstoestand, met name de huwelijkssituatie, in voorkomend geval het huwelijksvermogensstelsel, de samenstelling van het gezin …;
• gegevens over de beroepssituatie zoals beroep, activiteitendomein …;
• de gegevens die noodzakelijk zijn voor de bestrijding van verzekeringsfraude, het witwassen van geld en de financiering van terrorisme;
• bijzondere of gevoelige gegevens zoals gegevens over inbreuken, gezondheidsgegevens enz.

De gegevens die we verzamelen of genereren, kunnen met name betrekking hebben op:

• de gegevens die noodzakelijk zijn voor het beoordelen van het risico;
• de gegevens met betrekking tot de contracten die bij Vitis Life zijn aangegaan, zoals het identificatienummer van de klant, de verzekerde, het contract …;
• login- en traceerbaarheidsgegevens: bijvoorbeeld het opvolgen van de geraadpleegde pagina’s (cookies);

De gegevens afkomstig van uw interacties met ons (bv. e-mail, telefoongesprek, briefwisseling, vraag om informatie en document).

Uw gegevens worden op rechtmatige, loyale, transparante en een voor de hierna vermelde doeleinden passende wijze verwerkt.

De verwerking is rechtmatig voor zover deze:

• noodzakelijk is voor de uitvoering van een contract waarbij u partij bent of voor de uitvoering van precontractuele maatregelen die op uw verzoek zijn genomen;
• noodzakelijk is voor de naleving van een wettelijke verplichting waaraan Vitis Life is onderworpen;
• noodzakelijk is voor de door Vitis Life nagestreefde gerechtvaardigde belangen;
• door u is toegestaan ingeval geen van de drie voorgaande vereisten van toepassing is.

Deze persoonsgegevens zijn noodzakelijk voor het sluiten en uitvoeren van het contract. Zonder die persoonsgegevens kan Vitis Life uw contract niet afsluiten, beheren of uitvoeren. In dat geval behoudt Vitis Life zich het recht voor om geen gevolg te geven aan uw aanvragen zolang onze maatschappij niet over de nodige informatie beschikt om ze te verwerken.

1. Om uw contract uit te voeren

Wij gebruiken en verwerken uw persoonsgegevens voor de uitvoering van uw contract, zoals:

• de onderschrijving van een levensverzekerings- en/of kapitalisatiecontract, de analyse en aanvaarding van de onderschrijving;
• het beheer en de uitvoering van uw levensverzekerings- en/of kapitalisatiecontract vanaf de precontractuele fase tot de ontbinding;
• het beheer van uw klachten, buitengerechtelijke beslechtingen, geschillen of uitoefening van verhaal;
• uw gezondheidsgegevens indien u opteert voor een aanvullende overlijdensverzekering in uw contract;
• het verstrekken van informatie aan uw verzekeringsdistributeur;
• het communiceren van informatie met betrekking tot de opening van een bankrekening bij de depositobank en/of de financieel beheerder die gemachtigd is voor het beheer van uw intern fonds;
• het communiceren van informatie met betrekking tot de contracten zoals vermeld in artikel 5;
• de verwerking van de fiscaliteit die van toepassing is op uw contract;
• het onderzoek, de beoordeling en de controle van de risico’s, evenals het toezicht daarop;
• nieuwsbrief voor niet-commerciële doeleinden: met deze dienst blijft u op de hoogte van de actualiteit van Vitis Life. De in dit kader verzamelde e-mailadressen worden enkel gebruikt voor het versturen van onze nieuwsbrief. U kunt zich op elk moment uitschrijven via de uitschrijflink die wordt toegevoegd aan elke e-mail voor verzending van de nieuwsbrief.

2. Om te voldoen aan de wettelijke en reglementaire verplichtingen

Uw gegevens worden ook verwerkt om te voldoen aan de wettelijke en reglementaire verplichtingen waaraan wij onderworpen zijn, zoals :

• de kennis en de behoeften van onze klanten;
• de strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme;
• fraudepreventie;
• het opsporen en beschermen van kwetsbare klanten;
• verplichte aangiften bij overheden en openbare besturen, zoals belastingaangiften;
• het beantwoorden van officiële verzoeken van een naar behoren gemachtigde openbare of gerechtelijke overheid;
• het opsporen en identificeren van contracten met onbeheerde nalatenschap;
• een actuariële, statistische analyse en elk activiteitenverslag voortvloeiend uit het prudentieel recht of voortkomend van een overheid.

3. Om een gerechtvaardigd belang na te streven

Uw persoonsgegevens worden in het bijzonder gebruikt en verwerkt om te voldoen aan de volgende gerechtvaardigde belangen:

• het bestrijden van verzekeringsfraude;
• het beheer van uw klachten, buitengerechtelijke beslechtingen, geschillen of uitoefening van verhaal;
• het beheer en de beveiliging van ons informatiesysteem om de continuïteit en de uitvoering van onze activiteit mogelijk te maken;
• vermijden van contracten met onbeheerde nalatenschap om de verzekeringsprestaties te kunnen uitkeren aan de aangeduide begunstigden of aan de erfgenamen van de verzekeringnemer.

4. Om uw toestemming in bepaalde specifieke gevallen na te leven

Voor bepaalde verwerkingen, wanneer ze niet overeenstemmen met de uitvoering en het beheer van het contract, met een wettelijke of reglementaire verplichting of met een gerechtvaardigd belang, is het verkrijgen van uw toestemming vereist.

U wordt dan ook gevraagd om specifiek toestemming te geven voor de verzameling en verwerking van uw gegevens voor welbepaalde doeleinden, zoals:

• het akkoord van de verzekeringnemer om zijn persoonsgegevens door te geven aan de verzekerde als deze laatste verschillend is van de verzekeringnemer of elke gevolmachtigde die van de verzekeringnemer een volmacht heeft gekregen om alle informatie over het contract te ontvangen, met uitsluiting van de medische gegevens, of elke overnemer bij leven en/of overlijden die door de verzekeringnemer in het contract is aangewezen;
• de overdracht van uw gegevens aan derde partners en aan de toeleverancier van Vitis Life wanneer die overdracht niet is toegestaan door de regelgeving;
• commerciële prospectie;
• cookies en andere tracers: de toegang tot de websites van Vitis Life kan ons ertoe aanzetten om ‘cookies’ te installeren op uw harde schijf waarmee we informatie over uw navigatie (geraadpleegde pagina’s, datum/uur van raadpleging) kunnen opslaan om uw gebruikerservaring te optimaliseren. U kunt zich verzetten tegen het gebruik van deze ‘cookies’ of uw keuzes wijzigen door ons cookiebeleid te raadplegen.

Met het oog op bovenstaande doeleinden delen wij uw persoonsgegevens aan de volgende ontvangers mee, als deze mededeling gerechtvaardigd is:

• onze medewerkers tewerkgesteld door Vitis Life en haar gemachtigde bijkantoren in het kader van de opdrachten die wij hen hebben toevertrouwd;
• de verzekeringsdistributeurs die u heeft gemachtigd om u advies te geven vóór de afsluiting van uw contract en tijdens de looptijd ervan;
• de herverzekeraars en toeleveranciers met wie Vitis Life contact onderhoudt in het kader van haar activiteit;
• de bewaarbanken en/of de financiële beheerders die belast zijn met de bewaring en/of het beheer van het interne fonds, onderliggend aan uw contract;
• de bankinstelling die u heeft uitgekozen om uw contract in pand te geven;
• de partijen bij het contract, namelijk uzelf in uw hoedanigheid van verzekeringnemer of de verzekerde als die verschilt van de verzekeringnemer of elke gevolmachtigde die van u een volmacht heeft gekregen om alle informatie over het contract te ontvangen, met uitsluiting van de medische gegevens, of elke overnemer bij leven en/of overlijden die u in uw contract heeft aangewezen;
• de gemachtigde medewerkers van de Groep Monceau waarvan Vitis Life deel uitmaakt met het oog op de naleving van de reglementering inzake de bestrijding van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme die op de Groep van toepassing is;
• de auditoren of fiscale vertegenwoordigers van Vitis Life;
• de bevoegde toezichthoudende of gerechtelijke overheden, de ombudsmannen, de bevoegde belastingadministraties, de personen die een belang verdedigen zoals advocaten, notarissen, deurwaarders, curatoren, voogden, en elke entiteit en persoon aangeduid door de reglementering zoals de administraties, gemachtigde derden, toezichthouders …

De verwerking alsook de hosting van de gegevens situeren zich in Luxemburg en België.

Wanneer de gegevens worden doorgegeven door derde partners, kunnen ze worden verwerkt en gehost buiten Luxemburg en België overeenkomstig de eerder beschreven doeleinden.

Als we uw gegevens buiten de Europese Economische Ruimte moeten doorgeven, zullen we dat doen in overeenstemming met de toegestane doeleinden.

Overeenkomstig de toepasselijke reglementering beschikt u over de volgende rechten:

Recht op inzage: u kunt op elk moment toegang vragen tot uw persoonsgegevens en een kopie krijgen van al uw persoonsgegevens die Vitis Life bezit.

Vitis Life behoudt zich het recht voor een redelijke vergoeding te vragen, berekend op basis van de administratieve kosten, voor elke bijkomende kopie die wordt aangevraagd.

Recht op verbetering: u heeft het recht om de verbetering te vragen van onjuiste informatie over u als de gegevens die Vitis Life bezit, verouderd of onjuist zijn.

Recht op wissing: als de bewaring van uw gegevens niet langer gerechtvaardigd lijkt, heeft u het recht om van Vitis Life de wissing van uw persoonsgegevens te verkrijgen onder de voorwaarden zoals bepaald in de reglementering.

Recht op beperking van de verwerking: wanneer de gegevens die op u betrekking hebben onjuist of niet langer relevant zijn voor de uitoefening van onze activiteit, kunt u vragen om het gebruik ervan te beperken met inachtneming van de voorwaarden die in de reglementering zijn vastgelegd.

Recht op overdraagbaarheid van uw gegevens: u kunt ons vragen om de persoonsgegevens over te dragen die wij voor de uitvoering van uw contract hebben verzameld of waarmee u heeft ingestemd in overeenstemming met de in de reglementering vastgelegde voorwaarden.

Recht van bezwaar: u heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om specifieke redenen, op voorwaarde dat Vitis Life niet beschikt over een legitieme reden die haar toestemming geeft om uw persoonsgegevens verder te verwerken.

Recht om uw toestemming in te trekken: wanneer u toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens, heeft u het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken op voorwaarde dat de verwerking uitsluitend op die toestemming is gebaseerd en Vitis Life niet over een legitieme reden beschikt die ons toestaat om uw persoonsgegevens verder te verwerken.

Recht om het lot van uw persoonsgegevens na uw overlijden te bepalen: u kunt ons uw richtlijnen bezorgen met betrekking tot het bewaren, wissen en communiceren van uw gegevens na uw overlijden.
Deze richtlijnen kunnen ook worden geregistreerd bij ‘een gecertificeerde digitale vertrouwde derde’. Die richtlijnen kunnen een persoon aanwijzen die belast is met de uitvoering ervan. Bij ontstentenis van een dergelijke persoon worden uw erfgenamen aangewezen.

Recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit: u heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit, namelijk die van het land van de Europese Economische Ruimte waar uw gebruikelijke verblijfplaats is gevestigd of de plaats waar de vermeende inbreuk op de regelgeving zou zijn gepleegd (in Luxemburg: CNPD (Commission Nationale pour la Protection des Données, nationale commissie voor gegevensbescherming)).

U kunt uw rechten uitoefenen door een schriftelijke aanvraag te richten aan onze functionaris voor gegevensbescherming, per e-mail of per post, met vermelding van uw naam, voornaam, contactgegevens en toevoeging van uw geldig identiteitsbewijs.

Vitis Life

Per post: 

Vitis Life S.A.
Service Réclamations
B.P. 803 – L-2018 Luxembourg

Via e-mail naar het e-mailadres: 

clientservices@vitislife.com

Vitis Life Belgian Branch

Per post: 

Vitis Life S.A. Belgian Branch
Service Réclamations
Jan Emiel Mommaertslaan, 20 B à B-1831 Diegem

Via e-mail naar het e-mailadres: 

belgianbranch@vitislife.com

Elke klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens kan worden gestuurd naar het hierboven vermelde postadres en e-mailadres of naar de gegevensbeschermingsautoriteit, namelijk CNPD, 1, Avenue du Rock ‘n’ Roll, 4361 Esch-sur-Alzette, Grand-Duché de Luxembourg (www.cnpd.lu).

Persoonsgegevens mogen slechts voor een beperkte tijd worden bewaard.

Deze duur wordt bepaald afhankelijk van het doel van de verwerking of in functie van reglementaire verplichtingen.

De gegevens die noodzakelijk zijn voor het beheer van uw contract en de bijbehorende diensten worden bewaard gedurende de hele looptijd van uw contract en tot het verstrijken van de wettelijke verjaringstermijnen.

De bewaartermijnen kunnen worden verlengd door de wet of in geval van betwisting, geschillen of om bijvoorbeeld een begunstigde van een overlijdenskapitaal te kunnen opsporen.

Het is onze prioriteit om uw persoonsgegevens te beschermen en beveiligen tegen inbreuken.

Een inbreuk in verband met persoonsgegevens is een inbreuk op de beveiliging die, per ongeluk of op onrechtmatige wijze, leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of tot de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens.

De technologieën, organisatorische maatregelen en beveiligingsbeleidslijnen van Vitis Life hebben tot doel elke inbreuk op uw gegevens te voorkomen.

Om die veiligheid en de vertrouwelijkheid van uw gegevens te verbeteren, beschikt Vitis Life over systemen voor beperkte toegang tot de gegevens die enkel zichtbaar zijn voor personeel dat gemachtigd is om ze te verwerken in het kader van de uitvoering en het beheer van uw contracten of voor de Distributeur die u advies geeft.

Niettegenstaande al deze voorzorgsmaatregelen kan Vitis Life niet garanderen dat er geen enkele inbreuk op de gegevens wordt gepleegd.

Ingeval uw bij Vitis Life bewaarde persoonsgegevens in het gedrang zouden komen, zal hiervan een kennisgeving worden gedaan aan de toezichthoudende autoriteit en indien nodig aan de betrokkenen, met inachtneming van de toepasselijke reglementering.

Deze kennisgeving kan op elk moment worden bijgewerkt, met name bij wijzigingen in de wettelijke en reglementaire context.

Ze kan worden geraadpleegd op onze website www.vitislife.com of worden aangevraagd via clientservices@vitislife.com.

Waar kunt u terecht met uw klacht?

U kunt uw klacht schriftelijk indienen:

Vitis Life

Per post:

Vitis Life S.A.
Service Réclamations
B.P. 803 – L-2018 Luxembourg

Via e-mail naar het e-mailadres: 

clientservices@vitislife.com

Vitis Life Belgian Branch

Per post:

Vitis Life S.A. Belgian Branch
Klachtendienst
Jan Emiel Mommaertslaan, 20 B in B-1831 Diegem

Via e-mail naar het e-mailadres:

belgianbranch@vitislife.com

Inhoud van uw klacht

De klacht moet de volgende informatie bevatten:

• nummer van het contract;
• reden van de klacht;
• identiteit van de reclamant en volledige post- en/of e-mail- en telefoongegevens;
• handtekening van de reclamant(en).

Behandeling van de klacht door Vitis Life

Vitis Life verbindt zich ertoe de ontvangst van de klacht te bevestigen binnen een termijn van maximaal tien werkdagen.

Voor de optimale behandeling van uw klacht zal Vitis Life alle relevante bewijzen en informatie verzamelen en onderzoeken en u vervolgens antwoord geven in eenvoudige en begrijpelijke taal.

Vitis Life verbindt zich ertoe u een antwoord te geven binnen een termijn van 30 dagen vanaf de datum van ontvangst van uw klacht.

Als de complexiteit van de aanvraag een grondigere analyse vereist, zal Vitis Life u de oorzaken van een eventuele vertraging en de nieuwe te verwachten antwoorddatum meedelen.

Als u van mening bent dat de behandeling van uw klacht geen bevredigend antwoord biedt, kunt u ons dat schriftelijk melden.

Na ontvangst van uw nieuwe aanvraag zal Vitis Life u de volgende informatie bezorgen:

• De mogelijkheid om de klacht te escaleren naar het directieniveau via het e-mailadres VL-Chiefexecutiveofficer@vitislife.com of het adres van de aangestelde afgevaardigde van de Maatschappij.
• De gegevens van de persoon die belast is met deze tweede analyse.
• De mogelijkheid om een buitengerechtelijke geschillenbeslechting in te dienen bij het Commissariat aux Assurances (CAA) waarvan de procedure hierna wordt beschreven.

Vitis Life herinnert u eraan dat het volgen van dit klachtenbehandelingssysteem u niet het recht ontzegt om gerechtelijke stappen te ondernemen of een beroep te doen op bemiddeling.

Als u niet tevreden bent met het antwoord op uw nieuwe aanvraag, kunt u zich wenden tot de volgende instanties zonder dat dit afbreuk doet aan de mogelijkheid om een rechtsvordering in te stellen:

• Association des Compagnies d ‘Assurances et de Réaurances B.P. 448, L-2014 Luxembourg;
• Union Luxembourgeoise des Consommateurs 55, rue des Bruyères, L-1274 Howald;
• CAA 7, boulevard Joseph II, L-1840 Luxembourg;
• de bevoegde toezichthouder van het land waar u woont.

Deze paragraaf is bedoeld om u informatie te geven over de buitengerechtelijke geschillenbeslechting overeenkomstig artikel 14 van dit Reglement.

De buitengerechtelijke geschillenbeslechting die het CAA voorstelt, is een dienst die tot doel heeft om kosteloos een minnelijke schikking te vinden voor de klacht die u jegens ons heeft ingediend.

De procedure is geen bemiddelingsprocedure in de zin van de wet van 24 februari 2012 houdende invoering van de bemiddeling in burgerlijke en handelszaken en de tussenkomst van het CAA is onderworpen aan de principes van onpartijdigheid, onafhankelijkheid, transparantie, deskundigheid, efficiëntie en billijkheid.

De gemotiveerde conclusies van het CAA hebben geen bindende kracht tegenover de partijen.

Voorwaarden voor voorlegging aan het CAA

De procedure bij het CAA kan worden ingeleid mits aan de volgende voorwaarden is voldaan: (artikel 5.1)

• de klacht werd voorafgaandelijk schriftelijk voorgelegd aan Vitis Life;
• u hebt van Vitis Life geen antwoord of geen bevredigend antwoord gekregen binnen een termijn van 90 dagen vanaf de verzending van uw klacht.

Als deze voorwaarden vervuld zijn, kunt u uw aanvraag richten aan het CAA binnen een termijn van een jaar vanaf de datum waarop u uw klacht bij Vitis Life hebt ingediend.

Hoe kunt u zich wenden tot het CAA?

De aanvraag moet schriftelijk worden ingediend bij het CAA, hetzij per post op het adres van het CAA (7 boulevard Joseph II, L-1840 Luxembourg), hetzij per e-mail naar reclamation@caa.lu, hetzij via het elektronische formulier dat vrij gedownload kan worden op de website http://www.caa.lu.

De aanvraag kan worden ingediend in het Luxemburgs, Duits, Frans of Engels.

U moet de aanvraag motiveren en de volgende documenten eraan toevoegen:

• Een gedetailleerde en chronologische uiteenzetting van de feiten die aan de basis liggen van de klacht en van de reeds ondernomen stappen.
• Een kopie van de klacht ingediend bij Vitis Life.
• Hetzij een kopie van het antwoord op de voorafgaande klacht, hetzij de bevestiging dat u geen antwoord hebt gekregen binnen een termijn van 90 dagen vanaf de verzending van de voorafgaande klacht.
• Een kopie van de algemene en bijzondere voorwaarden van het verzekeringscontract en de eventuele aanhangsels.
• Uw verklaring dat u geen beroep hebt gedaan op een rechtbank, bemiddelaar of een ander buitengerechtelijk klachtenbehandelingsorgaan, in Luxemburg of in het buitenland (zie hierna de paragraaf over de ontvankelijkheid).
• Uw akkoord over de voorwaarden voor de tussenkomst van het CAA als buitengerechtelijk afwikkelingsorgaan bij de aanvraag.
• Uw uitdrukkelijke toestemming opdat het CAA uw aanvraag (inclusief de bijlagen) en alle toekomstige briefwisseling of informatie aan Vitis Life kan bezorgen.
• Als een ander persoon u vertegenwoordigt of bijstaat, een document waaruit zijn vertegenwoordigingsbevoegdheid blijkt.
• Een kopie van uw geldig identiteitsbewijs.

Het CAA kan de overlegging eisen van elk ander document of elke andere informatie dat/die het nuttig acht voor het onderzoek van de aanvraag.

Ontvankelijkheid van de aan het CAA gerichte aanvraag

De aanvraag is niet ontvankelijk in de volgende gevallen:

• wanneer de klacht al het voorwerp is geweest van een rechterlijke beslissing of een arbitraal vonnis, in Luxemburg of in het buitenland;
• wanneer de klacht aanhangig is gemaakt bij een rechtbank of bemiddelaar, in Luxemburg of in het buitenland;
• wanneer een ander orgaan voor buitengerechtelijke klachtenbehandeling dan het CAA, in Luxemburg of in het buitenland, met de klacht is belast;
• wanneer de aanvraag niet werd ingediend binnen de termijn van een jaar te rekenen vanaf de datum waarop de aanvrager een klacht heeft ingediend bij Vitis Life;
• wanneer de klacht betrekking heeft op het commerciële beleid van Vitis Life;
• wanneer de klacht betrekking heeft op een ander product of andere dienst dan een verzekering;
• wanneer de aanvraag onrechtmatig, verzonnen of ergerlijk is;
• wanneer de aanvraag niet uitgaat van een verzekeringnemer, een begunstigde van een verzekeringscontract, een verzekerde of een benadeelde derde in het kader van een rechtstreekse vordering tegen een verzekeringsmaatschappij;
• wanneer de bij Vitis Life ingediende klacht en de bij het CAA ingediende aanvraag verschillen wat betreft hun voorwerp en/of motief.

Behandeling van de aanvraag door het CAA

Het CAA bevestigt de ontvangst van uw aanvraag binnen een termijn van maximaal tien werkdagen vanaf de ontvangst van de aanvraag, tenzij u binnen die termijn al een antwoord hebt gekregen.

Binnen een termijn van drie weken na ontvangst van uw aanvraag krijgt u van het CAA schriftelijk:

• een bevestiging als uw dossier als ontvankelijk en volledig wordt beschouwd, of
• een uitvoerige verklaring waarom uw aanvraag niet ontvankelijk is. Deze verklaring zal ook worden doorgestuurd naar Vitis Life.

Als er documenten of bepaalde gegevens ontbreken, brengt het CAA u daarvan op de hoogte en vraagt het u voormelde documenten of informatie in de vereiste vorm te bezorgen binnen een door het CAA bepaalde termijn. Als u de desbetreffende documenten of informatie niet binnen de vermelde termijn hebt ingediend, zal het CAA u laten weten dat het geen gevolg meer zal geven aan uw aanvraag.

Overdracht van de ontvankelijke aanvraag aan Vitis Life door het CAA

Het CAA stuurt een kopie naar Vitis Life met de vraag om een standpunt in te nemen binnen een termijn van maximaal 30 dagen vanaf de verzending van het dossier. Het CAA zal u op de hoogte brengen van deze overdracht.

Als het CAA op basis van de ingediende stukken tot de conclusie komt dat de vordering kennelijk ongegrond is, deelt het u en Vitis Life zijn besluit mee vóór het verstrijken van voormelde termijn, zonder van ons te vragen om een standpunt in te nemen.

Gemotiveerde conclusie van het CAA

Wanneer de analyse van de aanvraag door het CAA is afgerond, stuurt het CAA u en Vitis Life een conclusiebrief met de motivering van het ingenomen standpunt. Als uw aanvraag volledig of gedeeltelijk gegrond is, verzoekt het CAA ons om het geschil te regelen op grond van de gemotiveerde conclusie en aan het commissariaat mee te delen welk gevolg eraan wordt gegeven.

Duur van de procedure

De gemotiveerde conclusies van het CAA volgen binnen een termijn van 90 dagen vanaf de bevestiging van de ontvankelijkheid van uw aanvraag en zijn niet bindend. Dit betekent dat de partijen vrij zijn om ze te aanvaarden of te verwerpen.

Wanneer de gemotiveerde conclusies van het CAA een verlenging van de termijn van 90 dagen vereisen, brengt het CAA de partijen daarvan op de hoogte, samen met de bijkomende duur die nodig is.

Vertrouwelijkheid

De partijen bij de procedure voor het CAA verbinden zich ertoe de tijdens de procedure opgestelde documenten, gedane mededelingen en verzamelde verklaringen vertrouwelijk te houden.

De personen die belast zijn met de behandeling van aanvragen voor buitengerechtelijke beslechting van klachten in het CAA zijn gehouden tot het beroepsgeheim zoals bedoeld in artikel 7 van de gewijzigde wet van 7 december 2015 betreffende de verzekeringssector.

Voor meer informatie over de buitengerechtelijke beslechting van klachten bij het CAA wordt de reclamant verzocht de website van het CAA te raadplegen: http://www.caa.lu/fr/consommateurs/resolution-extrajudiciaire-des-litiges.

• Duurzame investering:
  • een investering in een economische activiteit die bijdraagt tot een milieudoelstelling, gemeten aan de hand van belangrijke indicatoren voor een efficiënt gebruik van hulpbronnen voor energie, hernieuwbare energie, grondstoffen, water en grond, voor de productie van afval en de uitstoot van broeikasgassen of voor de effecten op de biodiversiteit en de circulaire economie,
  • of een investering in een economische activiteit die bijdraagt tot een sociaal doel, in het bijzonder een investering die bijdraagt tot de bestrijding van ongelijkheid of die de sociale cohesie, de sociale integratie en de arbeidsrelaties bevordert, of een investering in menselijk kapitaal of in economisch of sociaal achtergestelde gemeenschappen,
  • voor zover deze investeringen geen belangrijke schade berokkenen aan geen van deze doelstellingen en de vennootschappen waarin geïnvesteerd wordt, deugdelijk bestuur toepassen, in het bijzonder wat betreft gezonde beleidsstructuren, de relaties met het personeel, het salaris van het bevoegd personeel en de naleving van de fiscale verplichtingen.
• Duurzaamheidsfactoren: milieu-, sociale en personeelskwesties, respect voor mensenrechten en de strijd tegen corruptie en omkoperij.
• Duurzaamheidsrisico: een gebeurtenis of situatie op het gebied van milieu, maatschappij of governance die, indien ze zich voordoet, een aanzienlijk, reëel of potentieel negatief effect kan hebben op de waarde van de investering.

Vitis Life S.A. houdt momenteel geen rekening met de integratie van duurzaamheidsrisico’s en de negatieve effecten van investeringsbeslissingen op de duurzaamheidsfactoren om de volgende hoofdredenen:

• Vitis Life neemt geen investeringsbeslissingen wegens de uitbesteding van het financiële beheer van haar activa in beheer. Het discretionaire beheer van de externe beleggingsfondsen (ICBE’s) en de interne beleggingsfondsen (intern collectief fonds, intern “fonds dédié”, bijzonder verzekeringsfonds) die via de verzekeringsproducten toegankelijk zijn, gebeurt immers door onafhankelijke derden die discretionair beslissen over de integratie van die duurzaamheidsfactoren in hun investeringsbeslissingen;
• het ontbreken van objectieve en geverifieerde informatie over het al dan niet in aanmerking nemen door de beleggingsbeheerders of -adviseurs van de beleggingsfondsen van de belangrijkste negatieve gevolgen in de beleggingsbeslissingen genomen door de onafhankelijke derden die met hun beheer zijn belast;
• onzekerheid over de belangrijkste indicatoren van negatieve duurzaamheidseffecten op het vlak van de investeringen onderliggend aan beleggingsfondsen, waardoor Vitis Life geen betrouwbaar beeld heeft van de mogelijke gevolgen voor de duurzaamheidsrisico’s,
• wanneer deze betrouwbaar zijn, een beperkte beschikbaarheid en toegankelijkheid tot de belangrijkste indicatoren van negatieve duurzaamheidseffecten op het vlak van de onderliggende beleggingen van beleggingsfondsen;
• Vitis Life beantwoordt niet aan de criteria van het gemiddelde aantal van 500 werknemers dat door de SFDR-verordening wordt gesteld.

Vitis Life commercialiseert haar levensverzekerings- en kapitalisatieproducten (allemaal hierna ‘de producten’ genoemd) vanuit haar Luxemburgse zetel en haar bijhuis onder de stelsels van vaste inrichting en vrije dienstverlening.

De producten van Vitis Life worden verdeeld door onafhankelijke distributeurs die bij elk van de klanten de volgende producten inzamelen:

• informatie over hun kennis en ervaring op het gebied van beleggingen,
• informatie over hun financiële situatie, met inbegrip van hun vermogen om verlies te lijden,
• informatie over hun beleggingsdoelstellingen, inclusief hun risicotolerantie.

Het verzamelen van die informatie heeft tot doel de distributeurs in staat te stellen de coherentie en de geschiktheid na te gaan van zowel het verzekeringsproduct als de beleggingsfondsen waaruit het bestaat, rekening houdend met het profiel van de klant (geschiktheidstest). Door deze informatie te verzamelen, kan de distributeur zijn klant waar nodig ook verzekeringsadvies geven, namelijk een of meer gepersonaliseerde aanbevelingen.

Wanneer Vitis Life op uitdrukkelijk verzoek van een klant die geen beroep wenst te doen op een onafhankelijke distributeur, optreedt als distributeur van verzekeringsproducten, kan zij naast de geschiktheidstest ook verplicht zijn om verzekeringsadvies te verstrekken. In dat geval neemt Vitis Life momenteel de duurzaamheidsrisico’s niet op in haar advies, rekening houdend met de volgende hoofdredenen:

• het ontbreken van objectieve en geverifieerde informatie over het al dan niet in aanmerking nemen door de beleggingsbeheerders of -adviseurs van beleggingsfondsen van de belangrijkste negatieve gevolgen voor de beleggingsbeslissingen door onafhankelijke derden die met hun beheer zijn belast;
• onzekerheid over de belangrijkste indicatoren van negatieve duurzaamheidseffecten op het vlak van de investeringen onderliggend aan beleggingsfondsen, waardoor Vitis Life geen betrouwbaar beeld heeft van de mogelijke gevolgen voor de duurzaamheidsrisico’s,
• wanneer deze betrouwbaar zijn, een beperkte beschikbaarheid en toegankelijkheid tot de belangrijkste indicatoren van negatieve duurzaamheidseffecten op het vlak van de onderliggende beleggingen van beleggingsfondsen.

Vitis Life tracht informatie te verstrekken over de duurzaamheidskenmerken van de toegankelijke beleggingsfondsen zonder deze kenmerken te promoten om de risico’s van “greenwashing” te vermijden. Daarom overhandigt Vitis Life de klant de essentiële-informatiedocumenten (KID) van alle beleggingsfondsen die toegankelijk zijn via het door de klant gewenste verzekeringsproduct.

Wanneer deze KIDs informatie over de integratie van duurzaamheidsrisico’s in hun besluitvormingsprocessen vermelden, neemt Vitis Life geen enkele verantwoordelijkheid voor de inhoud en relevantie van deze informatie.

Het beloningsbeleid van Vitis Life bevordert een gezond en doeltreffend risicobeheer en moedigt niet aan om risico’s te nemen buiten de risicotolerantiegrenzen van de vennootschap. Dit beleid stemt overeen met de strategie van Vitis Life, haar keuzes voor risicobeheer, haar risicoprofiel, haar doelstellingen, haar praktijken voor risicobeheer en haar belangen en resultaten op lange termijn in haar geheel.

Het beloningsbeleid van Vitis Life streeft ernaar een beleid te handhaven dat verenigbaar is met een gezond en effectief risicobeheer, inclusief duurzaamheidsrisico’s, dat niet aanmoedigt om buitensporige risico’s te nemen en dat gekoppeld is aan de aan de risico’s aangepaste prestatie.

De algemene beginselen van het beloningsbeleid kunnen als volgt worden samengevat:

• De beloning van het personeel omvat een vast en variabel deel en andere voordelen. De samenstelling en het totale bedrag van de beloning worden elk jaar opnieuw bekeken, waarbij er wordt gewaakt over een juist evenwicht tussen de componenten.
• De vaste beloning hangt af van de ervaring, de anciënniteit in de onderneming, het verantwoordelijkheidsniveau, de evolutie van de competenties en de geldende collectieve overeenkomsten wanneer die van toepassing zijn.
• De variabele beloning is gebaseerd op de individuele en collectieve prestaties in het licht van de financiële resultaten van Vitis Life en is verenigbaar met een gezond en effectief risicobeheer, inclusief de risico’s op het gebied van duurzaamheid. De variabele beloning mag niet aanzetten tot het nemen van overdreven risico’s en is gekoppeld aan de aan de risico’s aangepaste prestatie.
• Er wordt ook rekening gehouden met andere factoren, zoals de billijkheid en het evenwicht van de verwerking binnen Vitis Life, de huidige en toekomstige risico’s in verband met de prestatie en de afstemming van de individuele doelstellingen op de langetermijnbelangen van Vitis Life.